Sık sorulan sorular

Rent a car yazılımı, araç kiralama firmalarının filo, rezervasyon, sözleşme, müşteri ve finans süreçlerini tek bir sistemde yöneten iş uygulamasıdır. Aracın müşteriye teslim edildiği andan iade edilip faturası kesilene kadar her adım aynı kayıt üzerinden ilerler. Ayrı Excel dosyalarına ve defterlere dağılan verilerin yerini, tüm şubelerin aynı anda görebildiği ortak bir veri tabanı alır.

Araç kiralama programı, her gün tekrar eden işleri sizin yerinize yapar: hangi aracın boşta olduğunu gösterir, fiyatı hesaplar, sözleşmeyi yazdırır, faturayı keser ve tahsilatı takip eder. Hangi aracın nerede olduğunu, hangi sözleşmenin ne zaman biteceğini ve hangi ödemenin geciktiğini tek ekranda görürsünüz. Böylece çift rezervasyon, unutulan iade ve eksik tahsilat gibi para kaybettiren hatalar azalır.

Masaüstü program kurulduğu bilgisayarda çalışır; kayıtlara yalnızca o cihazdan ulaşılır, yedek ve güncelleme sizin sorumluluğunuzdadır. Bulut tabanlı yazılım ise internet olan her cihazdan tarayıcıyla açılır. Şubeler aynı bilgiyi aynı anda görür, yenilikler herkese aynı anda gelir, yedekleme sağlayıcı tarafından yapılır.

Filo yönetimi, işletmenin araçlarının satın alma aşamasından elden çıkarılmasına kadar geçen sürecin planlanması ve izlenmesidir. Muayene, periyodik bakım, sigorta ve kasko yenileme tarihleri, kilometre durumu, trafik cezaları ve araç başına maliyet bu kapsamda takip edilir. Amaç, araçları mümkün olan en az duruşla ve en düşük maliyetle kiralanabilir durumda tutmaktır.

e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği ciro eşiklerine ve mükellef gruplarına göre zorunlu hale gelir; eşiğin altındaki firmalar isteğe bağlı olarak geçebilir. Eşikler dönem dönem güncellendiği için kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin. Vonarent'te, zorunlu ya da isteğe bağlı fark etmeksizin, faturayı doğrudan kira sözleşmesinden kesersiniz.

Sözleşmede kiracı ve sürücü kimlik bilgileri, ehliyet bilgisi, aracın plaka ve model bilgisi, teslim ile iade tarih, saat ve kilometre değerleri, kiralama bedeli, depozito tutarı, günlük kilometre sınırı, yakıt politikası, sigorta ve muafiyet koşulları, ek sürücü kaydı yer alır. Teslim ve iade sırasında aracın durumunun yazılı olarak kayda geçirilmesi sonraki anlaşmazlıkları azaltır. Metnin hukuki yeterliliğini avukatınıza kontrol ettirin.

Araç kiralama firmaları kimlik, ehliyet, adres ve ödeme bilgisi gibi kişisel verileri işlediği için KVKK kapsamında veri sorumlusu sayılır. Müşteriye aydınlatma metni sunmak, verileri yalnızca gerekli süre boyunca saklamak, erişimi yetkiye göre sınırlamak ve veri işleme envanteri tutmak gerekir. Vonarent'te her çalışanın yalnızca yetkili olduğu ekranları ve kendi şubesini görmesi, personel girişini ofisle sınırlayabilmeniz bu yükümlülüklerin yazılımdaki karşılığıdır.

Geçiş ücretleri, kiralama süresince yapılan geçişlerin o kiracının sözleşmesiyle eşleştirilmesiyle müşteriye yansıtılır. Vonarent'te kurumsal HGS bağlantısıyla geçişler doğru kiracının sözleşmesinde görünür; araç dönerken tutar ekranınızdadır ve tahsilatı kasa fişi ya da ödeme linkiyle siz yaparsınız. Hizmet bedeli uygulayacaksanız bunu kira sözleşmenizde önceden belirtmeniz gerekir.

Her araç için poliçe numarası, sigorta şirketi, bitiş tarihi ve poliçe ücreti kayıt altına alınır; bitiş tarihi yaklaşan poliçeler önceden görülür. Vonarent'te araç kartında trafik sigortası ve kasko bilgileri ayrı ayrı tutulur. 30 gün içinde dolacak trafik sigortaları ve muayeneler ile bakımı yaklaşan araçlar her gün e-postanıza özet olarak gelir; son gün sürprizi yaşamazsınız.

Depozito, kiralama başında müşteriden alınan ve iadede hasar, eksik yakıt, trafik cezası veya geçiş ücreti gibi kalemler düşüldükten sonra geri verilen güvence tutarıdır. Genellikle kredi kartında provizyon olarak bloke edilir ya da nakit alınır. Vonarent'te depozito, kasa fişinde ayrı bir tahsilat türü olarak kaydedilir; tutarın ve kesinti kalemlerinin sözleşmede açıkça yazılması sonraki anlaşmazlıkları önler.

Fiyatlandırma yalnızca araç sayısına göre kademelidir; kullanıcı, şube veya modül başına ek ücret alınmaz. Başlangıç paketi 0-20 araç için aylık 99 dolardır, filonuz büyüdükçe üst pakete geçersiniz. 401 araç ve üzeri filolar için özel teklif hazırlanır. Yıllık ödemede iki ay hediye edilir ve güncellemeler tüm paketlerde ücretsizdir.

Evet, Vonarent'i 30 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Deneme talebinizi sitedeki formdan gönderirsiniz; ekibimiz sizi arar ve hesabınızı açar. Deneme süresince tüm özellikler açıktır ve kredi kartı istenmez. İsterseniz başlamadan önce görüntülü bir demoyla akışı birlikte inceleriz.

Evet, e-Fatura ve e-Arşiv tüm paketlerde hazır gelir; ayrıca ücret ödemezsiniz. Yalnızca gönderdiğiniz belgeler için kontör kullanılır; kontörü Vonarent içinden alırsınız ve kalan bakiyenizi her zaman görürsünüz. Faturanızı ayrı bir programa geçmeden, kapanan sözleşmeden ya da kasa fişinden doğrudan kesersiniz.

Vonarent aylık veya yıllık abonelik olarak kullanılır. Aylık abonelikte her ay yenilenir; yıllık abonelikte iki ay hediye edilir ve kurulum desteği ücretsiz sağlanır. Yıllık planı seçmek zorunlu değildir, aylık başlayıp sonradan yıllığa geçebilirsiniz. Abonelik koşullarının güncel hali sözleşme aşamasında yazılı olarak paylaşılır.

İptal talebiniz üzerine abonelik dönem sonunda sona erer ve otomatik yenilenmez. Kapanıştan önce araç, müşteri, sözleşme ve fatura kayıtlarınızı dışa aktarım dosyası olarak talep edebilirsiniz; veriler size aittir. İptal ve iade koşullarının ayrıntısı abonelik sözleşmenizde yer alır, sürece başlamadan önce ekibimizle görüşmenizi öneririz.

Paketler araç sayısı aralığına göre belirlenir: 0-20, 21-50, 51-100, 101-250 ve 251-400 araç. Filonuz mevcut aralığın üzerine çıktığında bir üst pakete geçersiniz, küçüldüğünde alt pakete dönebilirsiniz. 401 araç ve üzeri filolar için özel teklif hazırlanır. Kullanıcı, şube, sözleşme ve rezervasyon sayısında limit uygulanmaz.

1 gün içinde sistemi kullanmaya, araçlarınızı tanımlamaya ve rezervasyon almaya başlayabilirsiniz. Kurulum günü hesabınız açılır, şubeleriniz ve kullanıcılarınız tanımlanır, araç listeniz ve fiyatlarınız girilir. Eski sisteminizden kapsamlı veri taşınacaksa ya da özel bir bağlantı talebiniz varsa bu işler kullanmaya başladıktan sonra tamamlanır.

Evet. Mevcut sisteminizdeki araç, müşteri, sözleşme ve cari kayıtlarınız Vonarent'e taşınır. Kayıtlarınızı Excel dosyası ya da eski programınızın yedeği olarak paylaşmanız yeterli; ekibimiz aktarımı yapar ve sonucu sizinle birlikte kontrol eder. Veri aktarımı kurulumun parçasıdır, ayrıca ücretlendirilmez.

Kurulumdan sonra ekibinize eğitim verilir; rezervasyon, sözleşme, fatura ve raporlar kendi kayıtlarınız üzerinden anlatılır. Sonrasında telefon, e-posta ve uzaktan bağlantıyla destek alırsınız. Yeni personel işe aldığınızda eğitim tekrarı isteyebilirsiniz. Destek abonelik ücretine dahildir, ayrıca faturalandırılmaz.

Firma sahipleri için hazırlanan Patron App tüm paketlere dahildir. Tahsilatları, açık sözleşmeleri, yaklaşan rezervasyonları, hazır araç sayısını ve yaklaşan sigorta-muayene tarihlerini telefonunuzda özet olarak görürsünüz. Müşterilerinizin rezervasyon yapacağı, markanıza özel bir mobil uygulama ise ek hizmet olarak tasarlanır; kapsamı ve ücreti ücretlendirme sayfasında yer alır.

Evet, şube sayısında limit yoktur ve şube başına ek ücret alınmaz. İsterseniz çalışanların yalnızca kendi şubelerinin rezervasyonlarını görmesini sağlarsınız; yönetici tüm şubeleri görür. Araçların şubeler arasındaki kira dışı hareketleri de kayıt altına alınır, farklı ofise bırakmada drop ücreti sözleşmeye kendiliğinden eklenir.

Her çalışan kendi kullanıcısıyla girer ve hangi bölümleri göreceğini siz belirlersiniz. Örneğin ön büro çalışanı rezervasyon ve sözleşme ekranlarını kullanırken finans rakamlarını görmez. Kullanıcı sayısı sınırsızdır, kişi başına ücret alınmaz. Herkesin kendi kullanıcısıyla girmesi, kimin hangi işlemi yaptığını da her zaman görmenizi sağlar.

Vonarent bulutta çalışır ve verileriniz her gün kendiliğinden yedeklenir; ofiste ayrıca sunucu ya da yedekleme cihazı bulundurmanız gerekmez. Ofisteki bir bilgisayarın bozulması ya da çalınması veri kaybına yol açmaz; başka bir cihazdan girip kaldığınız yerden devam edersiniz. Yedekleme hakkındaki sorularınızı kurulum sırasında ekibimize sorabilirsiniz.

Evet. Faturalarınız GİB onaylı özel entegratör altyapısıyla e-Fatura ve e-Arşiv olarak gider, HGS geçişleri İş Bankası'nın HGS servisinden gelip doğru kiracının sözleşmesine yazılır, online tahsilat VonaPos ödeme geçidiyle 25'ten fazla ödeme sistemine ulaşır. Acente ve broker iş ortaklarınız da araçlarınızı ve fiyatlarınızı güncel görür, rezervasyonu doğrudan Vonarent'e iletir. Farklı bir bağlantı ihtiyacınızı ilettiğinizde kapsamı birlikte değerlendiririz.

Vonarent bulutta çalıştığı için internet bağlantısı gerekir. Kesinti sırasında verileriniz güvendedir, hiçbir kayıt kaybolmaz; bağlantı gelince kaldığınız yerden devam edersiniz. Kısa kesintilerde telefonunuzun mobil verisiyle de girebilirsiniz. Yoğun çalışan ofisler için yedek bir internet hattı bulundurmanızı öneririz.

Vonarent tarayıcıdan çalışır; Windows ve Mac bilgisayarların yanında tablet ve telefonlardan da kullanılır. Bilgisayarlara program kurmanız gerekmez, güncel bir tarayıcı yeterlidir. Yenilikler herkese aynı anda geldiği için tüm çalışanlarınız aynı ekranı görür; kurulum dosyası dağıtmak ya da sürüm takip etmek zorunda kalmazsınız.