Rent a car sözleşme programı: teslimde kuyruk, dönüşte hesap hatası olmasın

Havalimanı ofisinde aynı saatte üç teslim varsa, her sözleşmeyi sıfırdan yazmak kuyruk ve aceleyle yapılan hata demektir. Vonarent'te kira sözleşmesi rezervasyondan açılır. Müşteri, tarihler, şubeler, ekstralar ve fiyat zaten hazırdır; siz yalnız aracı seçer, km ve yakıtı onaylarsınız.

Kimlik ya da pasaport numarası, cep telefonu ve ehliyet numarası eksikse sözleşme açılmaz. Böylece aylar sonra gelen bir trafik cezasında "Bu müşteri kimdi?" diye aramazsınız. Kapıdan rezervasyonsuz gelen müşteri için önce rezervasyonu oluşturur, aynı ekranda sözleşmeyi açarsınız.

Sözleşme açıldığı anda araç kirada görünür. Ofisteki herkes hangi aracın kimde olduğunu aynı ekranda görür, birbirine telefonla sormaz.

Dönüşte "Ben aracı böyle almadım" itirazının cevabı teslimde girilen kayıttadır. Aracı seçtiğinizde son km ve yakıt seviyesi kendiliğinden gelir; siz göstergeye bakıp doğrularsınız. Çıkış km'si aracın kayıtlı km'sinin altına girilemez, yanlışlıkla eksik yazılan km sonradan sorun çıkarmaz.

Sözleşme numarasını basılı formunuzun seri numarasıyla eşleştirirsiniz; kâğıt ile kayıt birbirini tutar.

Ek sürücünün kimlik ve ehliyet bilgileri de sözleşmede yer alır. Kimlik, ehliyet ya da imzalı evrakın taramasını müşterinin kaydına yüklersiniz. Müşteri bir dahaki gelişinde aynı belgeleri yeniden istemezsiniz.

Yıllardır kullandığınız basılı sözleşmeyi, müşterilerinizin alıştığı düzeni bırakmanız gerekmez. Formunuzun görüntüsünü Vonarent'e bir kez yükler, her bilginin nereye basılacağını üzerinde işaretlersiniz. Bundan sonra müşteri, araç, tarih, km, yakıt ve fiyat kalemleri hep aynı yere basılır.

Elle doldurulan formdaki okunmayan yazılar, yanlış toplanan tutarlar ve şubeden şubeye değişen düzen ortadan kalkar. Tüm şubeleriniz aynı formu kullanır.

Matbu kâğıda basıyorsanız yalnız bilgiler kâğıda düşer; boş kâğıda basıyorsanız formun kendisiyle birlikte yazdırırsınız. Müşteri sözleşmeyi her zamanki gibi ıslak imzayla imzalar.

Kiralama sürerken alınan her ödeme sözleşmenin üzerine işlenir. Kira, depozito ya da başka bir tahsilatı kaydettiğinizde ödenen tutar ve kalan borç kendiliğinden güncellenir. Ay sonunda "Bu müşteri ne ödemişti?" sorusu için defter karıştırmazsınız.

Müşteri ofise gelemiyorsa açık sözleşmeden bir ödeme bağlantısı oluşturursunuz. Bağlantıyı müşteriye kendi kanalınızdan iletirsiniz; müşteri kartıyla 3D Secure güvencesiyle öder. Ödeme geldiğinde kayıt sözleşmeye kendiliğinden düşer, size de bilgi e-postası gelir.

Örneğin kiralamayı üç gün uzatan müşteriden ek günlerin bedelini, müşteri tatilini sürdürürken alırsınız.

Müşteri "İki gün daha kalıyorum" dediğinde dönüş tarihini değiştirmeniz yeter. Kira günü ve fiyat yeniden hesaplanır; yeni sözleşme açmaz, kâğıt çoğaltmazsınız. Birkaç dakikalık gecikmenin tam gün sayılıp sayılmayacağını firmanızın kuralına göre siz belirlersiniz.

Dönüş saati geçtiği hâlde araç gelmediyse sözleşmede uyarı çıkar. Haber vermeden uzatan müşteriyi hemen fark eder, arar ve ücreti konuşursunuz.

Araç yolda arızalanırsa müşteriye yeni araç verirsiniz. Eski aracın dönüş km'si ve yakıtı, yeni aracın çıkış bilgileri ve değişikliği yapan çalışan kayıtta kalır. Değişim fiyatı etkilemez, müşteriyle yeniden pazarlık gerekmez.

Dönüş km'sini, yakıtı ve tarihi girdiğinizde Vonarent hesabı sizin yerinize çıkarır. Yapılan km ve yakıt farkı, araç değiştiyse her araç için ayrı hesaplanır. Araç eksik yakıtla döndüyse farkın bedeli, belirlediğiniz yakıt fiyatıyla ek ücret olarak eklenir; gerekirse tutarı düzeltirsiniz. Dönüş tarihini değiştirdiyseniz eski ve yeni değerleri yan yana görür, isterseniz geri alırsınız.

Kira bedeli, bırakma ücreti, ekstralar, yakıt farkı ve trafik cezaları indirimler düşülmüş olarak tek toplamda görünür. Alınan ödemeler çıkarılır, kalan borç tek satırda yazar. Teslim masasında hesap makinesi de, müşteriyle tutar tartışması da olmaz.

Kapanan sözleşmeden tek adımla e-Fatura ya da e-Arşiv hazırlarsınız. Kalemler faturaya kendiliğinden gelir, kimse yeniden yazmaz.