Rent a car müşteri yönetimi (CRM): müşterinizi aracı teslim etmeden önce tanıyın

Eksik yazılmış bir kimlik numarası teslim günü önemsiz görünür. Aylar sonra bir trafik cezası ya da ödenmemiş bir bakiye için o müşteriye ulaşmanız gerektiğinde ise pahalıya patlar. Vonarent'te her rezervasyon bir müşteri kartına bağlanır; sözleşme, tahsilat ve fatura bu karttaki bilgiye dayanır.

Web sitenizden gelen talepler de onaylanmadan önce bir müşteri kaydıyla eşleşir. Müşteriyi adı, soyadı ya da kimlik numarasıyla saniyeler içinde bulursunuz.

Müşteri hangi kanaldan gelirse gelsin, tüm kiralamaları aynı kartta birikir. Kimin sadık müşteriniz olduğunu tahmin etmezsiniz, görürsünüz.

Bireysel müşteri kartında kişinin kimlik, ehliyet ve iletişim bilgileri; kurumsal kartta şirketin unvanı, yetkilisi ve vergi bilgileri durur. Şirket adına araç kullanan çalışanları şirketin kartına bağlarsınız; kimin hangi şirket hesabına kiraladığı karışmaz.

Kurumsal müşteriler genellikle uzun dönem kiralar ve fatura ister. Fatura gönderilirken şirketin e-Fatura kullanıp kullanmadığına bakılır; e-Fatura mı e-Arşiv mi keseceğinizi düşünmek zorunda kalmazsınız.

Yabancı müşterinin pasaport numarası kimlik numarasıyla aynı yerde tutulur. Ehliyetin numarası, verildiği ülke ve tarih de kartta yazar.

Teslim masasındaki acele, en çok eksik evrak olarak geri döner. Vonarent, sözleşme açılmadan önce müşterinin kimlik ya da pasaport numarasını, cep telefonunu ve ehliyet numarasını ister. Bu bilgiler eksikse sözleşme açılmaz; aceleci bir çalışan bile bu adımı atlayamaz.

Kimlik ve ehliyet görüntülerini müşterinin kaydına yüklersiniz. Belgeler müşteriye bağlıdır; müşteri bir sonraki kiralamasında geldiğinde aynı belgeler sözleşme ekranında hazırdır, yeniden fotokopi istemezsiniz.

Trafik cezası, fatura ve tahsilat da bu doğru kayda dayanır.

Her yaz aynı hafta kiralayan bir aileyi tanımak ve ona göre karşılamak sadakat yaratır. Vonarent'te müşterinin kartında sizinle tüm geçmişi durur: getirdiği ciro, kaç kez kiraladığı, ne kadar ödediği, kalan borcu, kaç kez iptal ettiği ve kaç kez gelmediği.

Sadık müşteriyi bir bakışta tanır, yoğun dönemden önce onu siz ararsınız. Açık bakiyesi olan müşteriye yeni araç vermeden önce durumu konuşursunuz.

Sorun çıkaran müşteriyi işaretlersiniz: borcu var, ödemede sorun, kötüye kullanım gibi. Bu müşteri yeniden rezervasyonda seçildiğinde ekranda uyarı çıkar. Kararı yine siz verirsiniz, ama tahminle değil kayıtla.

Teslim saatini unutan müşteri, ofiste boşa bekleyen bir araç ve çalışan demektir. Vonarent, rezervasyon kaydedildiğinde müşteriye şube, tarih, araç, ekstralar ve tutarın yer aldığı bir bilgi e-postası gönderir. Teslimden bir gün önce de hatırlatma e-postası gider.

E-postalar firmanızın kendi e-posta adresinden çıkar; müşteri yazının sizden geldiğini bilir. Web sitesinden gelen ve ofiste girilen rezervasyonlar için bu e-postaları ayrı ayrı açıp kapatırsınız.

Ödemesi kalan müşteriye bir ödeme bağlantısı oluşturur, dilediğiniz kanaldan iletirsiniz. Ödeme geldiğinde sözleşmesine kendiliğinden işlenir.

Müşterilerinizin kimlik ve iletişim bilgileri hem değerli hem hassastır. Vonarent'te her çalışanın neyi görüp neyi değiştirebileceğini rolüne göre siz belirlersiniz. Müşteri kartlarına ihtiyacı olmayan bir çalışan bu ekranları hiç görmez.

Çalışanın yalnız kendi şubesinin kayıtlarını görmesini sağlayabilir, hesabın yalnız ofisinizden açılmasını isteyebilirsiniz. Açık oturumları görür, gerekirse kapatırsınız. Her çalışana ayrı hesap açarsınız; kullanıcı başına ücret ödemezsiniz.

Veriler bir ofis bilgisayarında değil bulutta durur. Bilgisayar bozulsa ya da çalınsa bile müşteri kayıtlarınız kaybolmaz; her gece yedek alınır ve yedekler 30 gün saklanır.