Bulut Araç Kiralama Programı Nedir? Online Rent a Car Programı Rehberi

Bulut araç kiralama programı, ofisteki bir bilgisayara kurulmadan internet üzerinden çalışan ve verileri sağlayıcının sunucularında tutan rent a car yazılımıdır. Tarayıcıyı açan her yetkili çalışan, hangi şubede ya da cihazda olursa olsun aynı güncel kayıtlara ulaşır. Yedekleme, güncelleme ve sunucu bakımı işletmenin değil, sağlayıcının sorumluluğundadır.

Bu rehberde bulut tabanlı programın ne demek olduğunu, kurulumlu programdan farkını, güvenlik ve yedek konusunda sormanız gereken soruları ve şubelerden ve telefondan erişimin işletmeye neler kazandırdığını anlatıyoruz.

Bulut araç kiralama programı nedir?

Bulut araç kiralama programı, rezervasyon, kira sözleşmesi, filo, müşteri, tahsilat ve fatura işlerini internet üzerinden sunan bir hizmettir. Programı satın alıp bilgisayara kurmazsınız; aylık ya da yıllık abonelikle kullanırsınız. Veriler ofisinizde değil, sağlayıcının yönettiği sunucularda durur.

Bunun pratikteki anlamı basittir: ofis bilgisayarı bozulduğunda, çalındığında ya da değiştirildiğinde işiniz durmaz. Başka bir cihazdan girip kaldığınız yerden devam edersiniz. Havalimanı ofisindeki çalışan ile şehir ofisindeki çalışan aynı rezervasyon listesine bakar.

Online, web tabanlı ve bulut rent a car programı aynı şey mi?

Günlük kullanımda büyük ölçüde aynı şeyi anlatırlar. Online rent a car programı, internet bağlantısıyla çalıştığını vurgular. Web tabanlı rent a car programı, tarayıcıdan açıldığını ve bilgisayara program kurmanız gerekmediğini anlatır. Bulut rent a car yazılımı ise verinin ve programın sağlayıcının sunucularında durduğunu ifade eder.

Dikkat edilmesi gereken tek ayrım şudur: bazı kurulumlu programlar uzaktan bağlantı ya da ek bir web ekranıyla "online" olarak sunulur. Bu programlarda veri hâlâ sizin sunucunuzda ya da ofis bilgisayarınızda durur; yedek ve bakım yine sizdedir. Bir programın gerçekten bulut tabanlı olup olmadığını anlamak için "Verilerim nerede duruyor, yedeği kim alıyor?" diye sorun.

Kurulumlu programla bulut programın farkı nedir?

Kurulumlu program ofisteki bilgisayara ya da yerel sunucuya yüklenir ve genellikle lisansla satılır; bulut program ise tarayıcıdan açılır ve abonelikle kullanılır. Bu temel fark, maliyetten güvenliğe kadar birçok konuyu değiştirir:

Kurulumlu programın tek belirgin avantajı, internet kesildiğinde yerel ağda çalışmaya devam edebilmesidir. Buna karşılık bilgisayarın arızası, yedeğin unutulması ya da şubelerin birbirinden habersiz kalması gibi riskler tamamen işletmenin üzerindedir.

Bulut rent a car yazılımı işletmeye ne kazandırır?

Her yerden erişim

İşletme sahibi olarak "bugün kaç araç kirada?" sorusunun cevabını öğrenmek için ofise gitmeniz ya da birini aramanız gerekmez. Evden, yoldan ya da başka bir şehirden aynı ekrana ulaşırsınız. Teslim personeli de havalimanında müşteriyi karşılarken rezervasyonu tablet ya da telefondan açabilir.

Şubeler aynı veriyi görür

Çok şubeli işletmelerde en sık yaşanan sorun, bir şubenin diğerinin rezervasyonundan habersiz olmasıdır. Bulut programda tüm şubeler aynı veriye bakar; bir ofiste açılan sözleşme diğer ofiste anında görünür. Farklı şubeye bırakılan araç, dönüş şubesinin listesine düşer.

Örneğin İzmir'de havalimanında ve şehir merkezinde ofisi olan 25 araçlık bir firmayı düşünün. Havalimanındaki çalışan, şehir ofisinin o sabah teslim ettiği aracı ve dönüş tarihini telefonla sormadan görür. Müşteriye "yarın araç var mı?" sorusunun cevabını iki ofisi birden hesaba katarak verir.

Bakım ve güncelleme sizde değil

Kurulumlu bir programda yeni sürüm çıktığında her bilgisayarı tek tek güncellemek, sunucunun yedeğini almak ve donanımı ayakta tutmak işletmenin işidir. Bulutta bu işleri sağlayıcı yapar. Siz yalnız güncel bir tarayıcı ve internet bağlantısıyla çalışırsınız.

Kanallar aynı veriye bağlanır

Web sitenizden gelen online rezervasyonlar ve acente iş ortaklarınızın rezervasyonları, bulut programda aynı müsaitlik ve fiyat bilgisini kullanır. Gelen kayıt kimse yazmadan sisteme düşer. Kurulumlu bir programda bu bağlantıları kurmak çoğu zaman ayrı bir altyapı ve teknik ekip gerektirir.

Bulutta verilerim güvende mi?

Bulutta veri güvenliği, sağlayıcının aldığı önlemlerle sizin yaptığınız ayarların birleşimidir. Program seçerken aşağıdaki soruları sorun ve cevapları yazılı alın.

Yedek

• Yedek ne sıklıkla alınıyor ve ne kadar süre saklanıyor?
• Bir kayıt yanlışlıkla silinirse ya da değiştirilirse geri dönülebiliyor mu?
• Yedekten geri yükleme ne kadar sürüyor?

Erişim ve yetki

• Her çalışan ayrı kullanıcıyla mı giriyor?
• Bir çalışanın hangi ekranları görüp hangilerini değiştirebileceğini belirleyebiliyor musunuz?
• Çalışanları yalnız kendi şubesinin kayıtlarıyla sınırlayabiliyor musunuz?
• İşten ayrılan bir çalışanın oturumunu hemen kapatabiliyor musunuz?

Kişisel veriler ve KVKK

Rent a car firması, müşterilerin kimlik, ehliyet ve iletişim bilgilerini işlediği için 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusudur. Kanunun 12. maddesine göre, verileriniz bir yazılım sağlayıcısı tarafından işlense bile güvenlik tedbirlerinden onunla birlikte müştereken sorumlu olursunuz. Bu yüzden sağlayıcının hangi tedbirleri aldığını bilmeniz gerekir.

Verilerin hangi ülkede tutulduğunu da sorun. Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması, Kanunun 2024'te değişen 9. maddesinde ayrı şartlara bağlanmıştır. Sağlayıcınızın durumunun bu şartlara uyup uymadığını hukuk danışmanınıza teyit ettirin.

Ayrılırken veriler

Bir gün programı değiştirmeye karar verirseniz verilerinizi hangi biçimde ve ne kadar sürede alacağınızı baştan sorun. Bu soru sözleşme aşamasında net cevaplanmalıdır.

İnternet kesilirse ne olur?

Bulut programlar internet bağlantısıyla çalışır; bağlantı kesildiğinde yeni kayıt giremezsiniz. Ancak kayıtlarınız sunucuda durduğu için kesinti veri kaybına yol açmaz; bağlantı geldiğinde kaldığınız yerden devam edersiniz. Kısa kesintilerde telefonun mobil verisiyle de girilebilir.

Teslim yoğunluğu yüksek ofisler için iki önlem önerilir: farklı bir sağlayıcıdan yedek internet hattı ve kesinti anında kullanılacak basılı sözleşme formları. Bağlantı geldiğinde kâğıda yazılan bilgiler sisteme girilir.

Patron App ile işletmeyi telefondan takip etmek

Bulut programın firma sahibine en büyük kazancı, işletmeyi ofiste olmadan izleyebilmesidir. Vonarent tarayıcıdan çalışır; Windows ve Mac bilgisayarların yanında tablet ve telefondan da kullanılır. Bunun yanında firma sahipleri için ayrı bir mobil uygulama olan Patron App tüm paketlere dahildir.

Patron App, Vonarent e-posta adresiniz ve şifrenizle girdiğiniz, yalnız izlemek için tasarlanmış bir uygulamadır. Bugünün, bu haftanın ve bu ayın tahsilatını önceki döneme göre değişimiyle gösterir. Açık sözleşmeleri ve önümüzdeki iki aydaki rezervasyonları listeler, muayene ve trafik sigortası bitişlerini "süresi geçmiş, bu hafta, bu ay" gibi gruplarla önünüze getirir.

Uygulama ayrıca dikkat isteyen kayıtları ayıklar: yüzde 25 ve üzeri indirimle açılan sözleşmeler, 0 TL ile kapanan sözleşmeler, aynı plakada iki açık sözleşme ve dönüşü geçmiş hâlde açık duran sözleşmeler gibi. Telefonda kayıt değiştirilemediği için yanlışlıkla bir sözleşmeye dokunma riski yoktur; düzeltmeyi ekibiniz Vonarent'te yapar. Patron App iPhone için App Store'da yayında.

Vonarent'te güvenlik ve şube yönetimi nasıl işler?

Vonarent'te her çalışan kendi kullanıcısıyla girer. Kimin hangi ekranı görüp hangisinde ekleme, düzenleme ya da silme yapabileceğini siz belirlersiniz. Çalışanları yalnız kendi şubesinin kayıtlarıyla sınırlayabilir, hesabın yalnız ofisinizden açılmasını sağlayabilir ve firmadaki açık oturumları görüp gerektiğinde kapatabilirsiniz. Ayrıntılar müşteri yönetimi sayfasında.

Verileriniz her gece yedeklenir ve yedekler 30 gün saklanır. Kullanıcı ve şube sayısı sınırsızdır; yeni bir ofis açtığınızda ek lisans ya da kurulum gerekmez. Fiyat yalnız araç sayınıza göre belirlenir ve tüm özellikler her pakette açıktır; paketleri ücretlendirme sayfasında inceleyebilirsiniz.

Bulut programın maliyeti nasıl karşılaştırılır?

Bulut programın aylık bedelini kurulumlu programın lisans bedeliyle doğrudan karşılaştırmak yanıltıcıdır. Kurulumlu programda lisansın yanında sunucu ya da güçlü bir bilgisayar, yedekleme düzeni, yıllık bakım ve güncelleme bedeli, şubeler için uzak bağlantı ve bunları ayakta tutacak teknik destek de maliyete eklenir. Bulut programda bu kalemlerin çoğu aboneliğin içindedir.

Teklifleri karşılaştırırken şu kalemleri yan yana koyun:

• Fiyat neye göre artıyor: kullanıcı, şube, modül ya da araç sayısı?
• Kurulum, veri aktarımı ve eğitim ücretli mi?
• e-Fatura kontörü gibi kullanıma bağlı giderler neler?
• Yıllık ödemede indirim var mı, taahhüt koşulları neler?
• Yeni bir şube açtığınızda ya da yeni çalışan aldığınızda maliyet nasıl değişiyor?

Fiyatı kullanıcı ya da şube başına artan bir program, büyüdükçe beklenenden pahalıya gelebilir. Araç sayısına göre fiyatlanan bir programda ise ekip ve şube eklemek maliyeti değiştirmez. Toplam maliyeti hesaplarken kazanılan zamanı da unutmayın: bir bilginin bir kez yazılıp sözleşmeye, faturaya ve raporlara kendiliğinden taşınması, ekibin her gün tekrar ettiği işleri kısaltır.

Bulut programa geçerken nelere dikkat edilmeli?

Kurulumlu programdan ya da tablolardan buluta geçişte şu adımlar işinizi kolaylaştırır:

1. İnternet altyapınızı kontrol edin. Her ofiste kararlı bir bağlantı ve mümkünse yedek hat olsun.
2. Kullanıcıları ve yetkileri baştan planlayın. Kimin hangi şubeyi ve hangi ekranları göreceğini geçişten önce belirleyin.
3. Veri aktarımını netleştirin. Hangi kayıtların taşınacağını, kim tarafından ve ne kadar sürede taşınacağını yazılı alın.
4. Açık sözleşmeleri doğrulayın. Geçiş günü kirada olan araçların km, yakıt ve dönüş tarihi yeni sistemde doğru olmalı.
5. Ekibi rolüne göre eğitin. Ofis, teslim ve muhasebe ekiplerinin öğrenmesi gereken ekranlar farklıdır.
6. Eski sistemi bir süre salt okunur tutun. İlk haftalarda eksik bir bilgiye ihtiyaç duyarsanız oradan bakarsınız.

Vonarent'te kurulum ortalama bir iş günü sürer; eski programınızdan ya da Excel tablolarınızdan veri aktarımı, eğitim ve destek pakete dahildir. Excel'den geçecekseniz Excel ile rent a car takibi rehberimize, program seçimi için seçim rehberimize göz atabilirsiniz. Vonarent'i 30 gün ücretsiz denemek için demo sayfasından deneme talebi gönderin; ekibimiz sizinle görüşüp üyeliğinizi açar.

Sonuç

Bulut araç kiralama programı, rent a car işini bir ofis bilgisayarına bağlı olmaktan kurtarır. Şubeler aynı veriyi anlık görür, firma sahibi işletmeyi telefondan izler, yedek ve güncelleme sağlayıcının sorumluluğuna geçer. Karşılığında internet bağlantısına bağımlı olursunuz ve veri güvenliği konusunda sağlayıcınızı doğru sorularla sınamanız gerekir. Yedek, yetki, verinin yeri ve ayrılırken verilerin nasıl alınacağı sorularına net cevap alan bir işletme için bulut, kurulumlu programa göre hem daha esnek hem de daha az bakım isteyen bir yoldur.