Rent a car ön muhasebe ve kasa: kasada ne var, kimden ne alacaklısınız, tek bakışta

Ay sonunda "Bu müşteri depozitoyu nakit mi vermişti, kartla mı?" diye sormak, kasanın birkaç yerde tutulduğunun işaretidir. Vonarent'te her tahsilat ve ödeme bir kasa fişiyle kaydedilir ve ilgili sözleşmeye bağlanır. Sözleşmenin ödenen ve kalan tutarı bu kayıtlardan kendiliğinden hesaplanır.

Fişte paranın ne için alındığını (kira, depozito, cari hesap ya da diğer) ve nasıl alındığını (nakit, kredi kartı, banka ya da sanal POS) seçersiniz. Dövizli tahsilatta kur da kaydedilir. Muhasebecinizin kullandığı hesap kodunu fişe not edebilirsiniz.

Fişi sözleşmenin üzerinden kestiğinizde şube, plaka ve müşteri kendiliğinden dolar. Kalan tutar sözleşmede borç olarak görünür.

Belirli bir günün nakit tahsilatlarını ya da bir müşterinin bütün ödemelerini bulmak saniyeler sürmeli. Vonarent'te kasa kayıtlarını ödeme türüne, ödeme şekline, tarihe ve müşteriye göre süzersiniz. Her satırda müşteri, sözleşme, plaka ve tutar yan yana durur.

Bir kaydın ne kadar süre içinde düzeltilebileceğini siz belirlersiniz. Süre dolduktan sonra kayıt değiştirilemez; kasa kayıtlarıyla sonradan oynanamaz.

Firma sahibi tahsilatları Patron App'te ödeme yöntemine göre ayrılmış olarak görür: nakit, kredi kartı, havale/EFT ve sanal POS. Uygulama, alışılmadık yüksek indirimle ya da sıfır tutarla kapanan sözleşmeleri ayrıca işaretler; dikkat isteyen durumu siz sormadan görürsünüz.

Ana ekran, firma yöneticisine gerçekleşen ciroyu, tahsil edilen tutarı, tahsilat oranını ve açık alacağı bir arada gösterir. Aylık grafikte her ayın rezervasyon sayısını ve cirosunu yan yana görürsünüz; büyüyor musunuz, yavaşlıyor musunuz sorusunun cevabı ortadadır.

Açık alacaklar, aracın dönüşünden bu yana geçen süreye göre ayrılır: vadesi gelmemiş, 0–30 gün, 31–60 gün ve 60 günü geçmiş. Bekleyen alacak eskidikçe tahsilat zorlaşır; hangisinin önce takip edilmesi gerektiğini ekrandan okursunuz.

Örneğin 60 günü geçmiş alacak artıyorsa, aramalara o müşterilerden başlarsınız. Kimin ne kadar borçlu olduğunu müşteri kartındaki açık bakiyeden görürsünüz.

Lastik, yıkama, servis… Bir aracın masrafları faturalar arasında dağıldığında, o aracın size neye mal olduğunu bilmek zorlaşır. Vonarent'te araç masraflarını belgesi ve tutarıyla aracın kendi kartına yazarsınız. Aracı satarken ya da yenilerken o araca ne harcadığınızı kayıttan görürsünüz.

Kasa kayıtlarını kendi kategorilerinize ayırırsınız. Çalıştığınız bankaları POS ve hesap numaralarıyla bir kez tanımlarsınız; fiş keserken listeden seçersiniz.

Yakıt türlerinin fiyatını girdiğinizde eksik yakıtla dönen araçların farkı bu fiyattan hesaplanır. Döviz kurlarında güncel Merkez Bankası kurunu tek tıkla alır, ofiste ve web sitenizde kullanılacak kuru ayrı belirlersiniz.

Kiralamayı uzatan müşteri tatilde, kurumsal müşterinin yetkilisi başka şehirde olabilir. Ödeme için ofise gelmelerini beklemek, alacağı günlerce uzatır. Vonarent'te açık sözleşmeden tutarı ve para birimini girip bir ödeme bağlantısı oluşturursunuz; isterseniz bağlantıya son geçerlilik tarihi koyarsınız.

Bağlantıyı müşteriye kendi kanalınızdan iletirsiniz. Müşteri kartıyla 3D Secure güvencesiyle öder; kart bilgileri sizde saklanmaz. Ödeme sözleşmeye kendiliğinden işlenir, size de bilgi e-postası gelir. Hangi isteğin ödendiğini listede görürsünüz.

Bu altyapı VonaPos ödeme geçidiyle çalışır. VonaPos, 25'ten fazla ödeme sistemi arasında sizin belirlediğiniz kurallara göre yönlendirme yaparak tahsilatı daha düşük komisyonla almanıza yardımcı olur. Ayrıntılar online tahsilat sayfasında.

Alınan ödemeyi muhasebeye ayrıca yazmak hem zaman alır hem de bir ödemenin iki kez ya da hiç faturalanmamasına yol açar. Vonarent'te bir ya da birden fazla kasa kaydını seçip e-Fatura ya da e-Arşiv hazırlarsınız. Aynı müşterinin birden fazla ödemesi tek faturada birleşebilir; faturalanmış bir kayıt ikinci kez faturalanamaz.

Faturanın e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağı müşterinin durumuna göre kendiliğinden belirlenir. Gönderdiğiniz faturaların durumunu tek listede izlersiniz.