Kurumsal HGS entegrasyonu: geçiş ücretleri doğru kiracıda kalsın

HGS bağlantısı olmayan bir ofiste ay sonu şöyle geçer: bankanın ekstresi bir yanda, sözleşme listesi diğer yanda, yüzlerce satır tek tek karşılaştırılır. Hangi geçiş hangi kiracıya ait, bulmak saatler sürer. Bulunamayan ya da müşteri gittikten sonra fark edilen geçişler çoğu zaman firmanın üstünde kalır.

Vonarent'te her geçiş, o sırada aracı kullanan kiracının sözleşmesinde görünür. Açık sözleşmede, kapanış ekranında ve kapalı sözleşmede aynı "HGS Geçişleri" kutusu yer alır; plaka, tarih, saat, köprü ya da otoyol adı ve tutar yazar.

Araç kirada değilken yapılan geçişler, örneğin aracı servise götürürken, hiçbir sözleşmeye yazılmaz. Bunlar firmanın kendi kullanımı olarak ayrı kalır.

Vonarent geçişi, plakaya ve geçiş zamanına bakarak hangi kiralamanın içine düştüğünü bulur. Örneğin bir araç 3 Mart sabahı ile 7 Mart akşamı arasında kiradaysa, 5 Mart'taki köprü geçişi o kiracının sözleşmesine yazılır.

Kiralama sırasında araç değiştiyse, geçiş anında müşterinin elindeki araç dikkate alınır. Müşteri yolda aracı değiştirdi diye geçişleri kaybolmaz.

Teslimden hemen önce ya da iadeden hemen sonra yapılan geçişler ile iki sözleşmeye birden uyan geçişler "şüpheli" olarak işaretlenir. Tahsil etmeden önce bu satırlara bir kez bakarsınız; müşteriyle yanlış tutar yüzünden tartışma yaşamazsınız.

Dönüş saati yaklaşan sözleşmelerin geçişleri Vonarent tarafından kendiliğinden sorgulanır. Müşteri anahtarı masaya bıraktığında geçiş toplamı çoktan ekranınızdadır.

İsterseniz sözleşme ekranındaki "HGS Sorgula" düğmesiyle istediğiniz an da sorgu yaparsınız. Örneğin uzun dönem bir kiracının ara tahsilatını yaparken o güne kadarki geçişleri görürsünüz.

Bankanın kesin tutarı sonradan gelir ve sözleşmeye işlenir. Kesin tutar anlık tutardan farklıysa satır öne çıkar. Sözleşme kapandıktan sonra gelen geçişler de kapalı sözleşmede görünür; hiçbiri kaybolmaz.

Vonarent geçiş tutarını size gösterir; ne zaman ve nasıl tahsil edeceğinize siz karar verirsiniz. Tutarı teslimde kasa fişiyle alabilir ya da açık sözleşmeden ödeme linki oluşturup müşteriye iletebilirsiniz.

HGS tutarı kira bedeline karışmaz; sözleşme toplamınız ve faturanız temiz kalır. Geçişlere hizmet bedeli eklemek istiyorsanız bunu kira sözleşmenizde önceden yazmanız gerekir; müşteri imzaladığı koşulu bilmelidir.

Kurumsal HGS bağlantısı İş Bankası'nın HGS servisiyle çalışır. Bankadan firmanız adına bu servise erişim alırsınız; erişimin Vonarent'e tanımlanmasını ekibimizle birlikte yaparsınız.

Araç tarafında tek yapmanız gereken, her aracın kartına HGS numarasını yazmaktır. Filoya yeni giren her araçta bu alanı doldurmayı alışkanlık haline getirin; numarası girilmemiş aracın geçişleri görünmez.

Bağlantı açıldıktan sonra yeni kiralamalarınızda başka bir şey yapmanız gerekmez; geçişler kendiliğinden doğru sözleşmeye düşer.