Rent a car rezervasyon programı: hiçbir talep kaçmasın, hiçbir dönüş sürpriz olmasın

Rezervasyon defteri, telefon notları, acente e-postaları… Talepler farklı yerlere dağıldığında biri mutlaka gözden kaçar. Vonarent'te her kayıt durumuna göre kendi listesinde durur: onayınızı bekleyenler, teslimi yaklaşanlar, kirada olanlar, kapananlar, iptaller ve gelmeyen müşteriler.

Ekranı açtığınız anda kaç talebin onayınızı beklediğini görürsünüz. Önümüzdeki bir hafta içinde teslim edilecek ve dönüşü yaklaşan kiralamalar da ana ekranda ayrı kutularda durur.

Örneğin saat 08.30'da ofise gelen operasyon sorumlunuz, gece web sitesinden gelen üç talebi tek listede bulur. Müşterileri kayda bağlar, onaylar; günün planı ilk yarım saatte hazırdır.

Müşteri "Cumadan pazartesiye, havalimanından alıp şehirde bırakacağım, bebek koltuğu da olsun" dediğinde fiyatı hesaplamak dakikalar sürmemeli. Vonarent'te tarihleri, şubeleri ve araç grubunu seçtiğiniz anda toplam önünüzdedir. Günlük fiyat, farklı şubeye bırakma ücreti, ekstralar ve indirim ayrı satırlarda yazar; müşteriye neye ödeme yaptığını rahatça anlatırsınız.

Fiyat sizin kurduğunuz listeden geldiği için yeni başlayan çalışanınız da en deneyimli çalışanınızla aynı fiyatı verir. Kartla ödeyecek müşteriye kart indirimini, bayram gibi yoğun dönemlerde koyduğunuz minimum gün kuralını Vonarent hatırlatır.

Özel bir durumda tutarı elle değiştirebilirsiniz. Kural sizin, son söz de sizin.

Acente panelinden rezervasyonu okuyup kendi programınıza yeniden yazmak hem zaman kaybıdır hem de hata kaynağıdır. Vonarent'e bağlı web sitenizden ve acente/broker bağlantılarınızdan gelen rezervasyonlar doğrudan önünüze düşer. Kopyalama yok, yanlış yazılan tarih yok.

İş ortaklarınız müsait araçlarınızı ve fiyatınızı her an güncel görür. Fiyatı bir kez değiştirirsiniz; web siteniz ve iş ortaklarınız yeni fiyatı aynı anda görür. İsterseniz acentelere ayrı, kendi sitenize ayrı fiyat listesi açarsınız.

Her rezervasyon geldiği kanalla ve o kanala tanımladığınız komisyon oranıyla birlikte kaydedilir. Ay sonunda hangi iş ortağının size ne kadar iş getirdiğini tahmin etmezsiniz, bilirsiniz.

Hangi şubenin, hangi araç grubunun ya da hangi iş ortağının işinizi taşıdığını bilmeden fiyat ve filo kararı vermek tahmine kalır. Vonarent'in rezervasyon raporu cironuzu istediğiniz sırayla böler: önce ay, sonra kanal, sonra araç grubu gibi. Her basamakta toplam ciro yazar, en altta tek tek rezervasyonlar açılır.

Örneğin geçen yaz havalimanı şubesinde ekonomik grubun hangi kanaldan ne kadar ciro getirdiğini birkaç tıkla görürsünüz. Bu yaz filoya araç eklerken ya da bir acenteyle komisyon konuşurken elinizde rakam olur.

Sık baktığınız raporu adıyla kaydedersiniz. Ekipteki herkes aynı raporu tek tıkla açar, toplantıda herkes aynı rakamı konuşur.

Dönüşleri bilmeden ertesi günün teslimlerini planlamak, "araç yetişir mi" diye tahmin yürütmek demektir. Dönüş takviminde her günün üzerinde o gün kaç aracın döneceği yazar. Güne tıkladığınızda dönüşler şubeye göre ayrılmış olarak açılır: müşteri, plaka ve saat bir arada.

Örneğin cuma günü havalimanı şubesine altı araç döneceğini çarşambadan görürseniz, cumartesi sabahki teslimleri ve yıkamayı ona göre planlarsınız.

Dönüş saati geçtiği hâlde aracı getirmeyen müşterinin sözleşmesinde "Araç uzatmış durumda" uyarısı çıkar. Haber vermeden uzatan müşteriyi günler sonra değil, hemen fark edersiniz.

Müşteri kapıda beklerken rezervasyondaki bilgileri sözleşmeye yeniden yazmak hem kuyruğu uzatır hem hata doğurur. Vonarent'te rezervasyon tek adımla kira sözleşmesine dönüşür; müşteri, tarihler, şubeler, ekstralar ve fiyat olduğu gibi geçer. Siz yalnız aracı seçer, km ve yakıtı kontrol edersiniz.

Seçim listesinde yalnız o şubede kiraya hazır araçlar çıkar. Kirada olan bir araç ikinci bir müşteriye verilemez; aynı plakanın iki kişiye sözleşmelenmesi gibi pahalı bir hata baştan önlenir.

Her rezervasyonda kimin oluşturduğu, kimin onayladığı, kimin teslim edip kimin kapattığı tarihiyle kayıtlıdır. Bir soru çıktığında "Bunu kim yaptı?" tartışması yaşanmaz.