Araç Muayene ve Sigorta Takibi Nasıl Yapılır? Rent a Car Filoları İçin Rehber

Araç muayene ve sigorta takibi nasıl yapılır sorusunun cevabı üç adımdır: filodaki her aracın zorunlu trafik sigortası, kasko, periyodik muayene ve bakım tarihlerini tek bir listede toplamak, bitişe kalan süreyi her gün görünür kılmak ve yenilemeyi bitişten haftalar önce planlamak. Takip bir kişinin hafızasına değil, sabit bir düzene dayanmalıdır. Rent a car filosunda tek bir kaçırılmış tarih, aracın trafikten men edilmesine ve müşterinin yolda kalmasına yol açabilir.

Bu rehberde önce hangi tarihlerin neden önemli olduğunu, ardından Excel ile takip düzenini, hatırlatma takvimini, kasko ve bakım takibini ele alıyoruz. Sonda doğrudan kullanabileceğiniz bir kontrol listesi var.

Araç muayene ve sigorta takibi neden bu kadar önemli?

Kiralık araç, aynı anda hem firmanın malı hem de müşterinin o haftaki ulaşım aracıdır. Belgesi eksik bir araç yolda durdurulduğunda sorun yalnızca bir cezayla bitmez; müşteri tatilinin ortasında araçsız kalır, siz de yerine araç göndermek zorunda kalırsınız.

Karayolları Trafik Kanunu bu konuda açıktır:

• Zorunlu trafik sigortası: Kanunun 91. maddesine göre araç işletenlerinin zorunlu mali sorumluluk sigortası yaptırması zorunludur; geçerli sigortası bulunmayan araçlar trafikten men edilir.
• Periyodik muayene: 34. maddeye göre motorlu araçların muayenelerini yönetmelikte belirtilen sürelerde yaptırması zorunludur. Muayenesi yapılmamış araçla trafiğe çıkılırsa araç sahibine idari para cezası verilir, araç trafikten men edilir ve muayene istasyonuna gönderilir.
• Sigorta ve muayene birbirine bağlıdır: Aynı maddeye göre zorunlu trafik sigortası geçerli teminat tutarları üzerinden yaptırılmamış araçlar muayeneye alınmaz. Sigortayı kaçırmak, muayeneyi de kilitler.

Bir de gözden kaçan bağlantı var: 6001 sayılı Kanun'a göre ödenmemiş otoyol ve köprü geçiş cezaları ile geçiş ücretleri ödenmeden aracın muayenesi, satışı ve devri yapılmaz. Kiracıdan kalan ödenmemiş bir geçiş, muayene günü aracı istasyondan geri çevirebilir.

Kaçırılan tarihlerin sonuçları

İdari para cezası tutarları her yıl güncellendiği için rakam vermiyoruz. Muayene periyodu da aracın türüne ve kullanım şekline göre yönetmelikte belirlenir; araçlarınız için geçerli periyodu ruhsattaki ve son muayene raporundaki tarihten ya da muayene istasyonundan teyit edin.

Filoda hangi tarihler takip edilmeli?

Takibin ilk şartı, her araç için aynı bilgilerin eksiksiz toplanmasıdır. Eksik bir hücre, o aracın takipten düştüğü anlamına gelir. Her araç için en az şu bilgiler tutulmalıdır:

1. Plaka, marka-model ve aracın bulunduğu şube
2. Zorunlu trafik sigortası poliçe numarası, sigorta şirketi, bitiş tarihi ve prim tutarı
3. Kasko poliçe numarası, sigorta şirketi, bitiş tarihi ve prim tutarı
4. Bir sonraki muayene tarihi (muayene geçerlilik tarihi)
5. Son bakımın yapıldığı km, bakım aralığı ve güncel km
6. Bakımın tarih bazlı bir sınırı varsa son bakım tarihi
7. Yenilemeden sorumlu kişi

Muayene ve sigorta takibi Excel'de nasıl yapılır?

Az araçlı filolarda Excel, doğru kurulursa işe yarar bir başlangıçtır. Önemli olan tabloyu "kalan gün" mantığıyla kurmak ve her sabah açılan bir dosya hâline getirmektir.

Önerilen sütunlar

Kalan gün sütunlarına koşullu biçimlendirme ekleyin: örneğin 30 günün altı sarı, 7 günün altı kırmızı, süresi geçmiş olanlar koyu kırmızı. Tabloyu kalan güne göre sıraladığınızda, en acil araç her zaman en üstte durur.

Excel'in zayıf noktaları

Excel takibi kendiliğinden çalışmaz; biri dosyayı açmadıkça hiçbir uyarı gelmez. En sık görülen sorunlar şunlardır:

• Km güncellenmez. Bakım takibi güncel km'ye bağlıdır; her dönüşte km'yi ayrıca dosyaya yazmak çoğu ofiste birkaç hafta sonra bırakılır.
• Dosyanın birden fazla kopyası olur. Şubeler kendi kopyalarında çalışır, hangisinin güncel olduğu karışır.
• Kişiye bağlı kalır. Dosyayı takip eden kişi izne çıktığında takip de durur.
• Kiralama planıyla bağlantı yoktur. Muayeneye gidecek aracın o gün kirada olup olmayacağını ayrı bir yerden kontrol etmeniz gerekir.

Excel ile başlamanın artı ve eksilerini rent a car programı ve Excel karşılaştırmamızda ayrıca ele aldık.

Hatırlatma düzeni nasıl kurulmalı?

İyi bir hatırlatma düzeni, son güne değil, yenilemenin gerçekten yapılabileceği zamana göre kurulur. Sigorta teklifi toplamak, ödeme onayı almak ve muayene randevusunu kiralamaların arasına sığdırmak zaman ister. Aşağıdaki takvim çoğu filo için iyi bir başlangıçtır:

Bu takvimi işletmek için birkaç kural koyun:

1. Her sabah aynı listeye bakın. Günün ilk işi, bitişi yaklaşan araçlar listesini açmak olsun.
2. Tek sorumlu ve bir yedek belirleyin. Yenilemeyi kimin takip ettiği yazılı olsun; o kişi yokken kimin devraldığı da belli olsun.
3. Yeni tarihi hemen girin. Poliçe ya da muayene yenilendiği gün yeni bitiş tarihi listeye yazılsın; aksi hâlde araç yanlışlıkla listede kalır ya da yanlışlıkla düşer.
4. Süresi geçen araç kiraya çıkmasın. Bu kuralı istisnasız uygulayın; tek bir istisna, bütün düzeni anlamsız kılar.

Muayeneyi kiralamaların arasına sığdırın

Muayene günü araç kiraya verilemez. Yanlış zamanlanmış bir muayene, ya bir rezervasyonu kaçırmanıza ya da muayene tarihinin araç müşterinin elindeyken geçmesine yol açar.

Örneğin İzmir'de havalimanında çalışan 25 araçlık bir firmayı düşünelim. Muayenesi ayın 20'sinde bitecek bir araç ayın 14'ünde dönüyorsa, 15'i muayene için en uygun gündür. Bu plan yapılmazsa araç 18'inde 10 günlük bir kiralamaya çıkar ve muayene tarihi yoldayken geçer. Muayeneye giden aracın kira dışı hareketini de kayda geçirin ki o gün yanlışlıkla kiraya verilmesin.

Kasko bitiş tarihi takibi nasıl yapılır?

Kasko çoğu filoda trafik sigortasından farklı bir tarihte, çoğu zaman farklı bir şirketten yapılır. Bu yüzden kasko bitiş tarihini ayrı bir sütun ya da alan olarak takip etmek gerekir; trafik sigortası yenilendi diye kaskonun da yenilendiği varsayılmamalıdır.

Kasko yenilemesinde dikkat edilecek noktalar:

• Teklifi erken isteyin. Filo kaskosunda farklı şirketlerden teklif toplamak zaman alır; son haftaya kalan yenileme pazarlık şansını azaltır.
• Muafiyeti kontrol edin. Yeni poliçedeki muafiyet tutarı değiştiyse, kira sözleşmenizdeki hasar maddesini ve müşteriye sattığınız güvence paketlerini buna göre gözden geçirin.
• Firma kaskosu ile müşteri güvencesini ayırın. Müşteriye sattığınız güvence paketi bir gelir kalemidir; aracınız için yaptırdığınız kasko ise giderdir. İkisi aynı tabloda karışmamalıdır.
• Poliçe bilgisine hızlı ulaşın. Müşteri yoldan arayıp kaza yaptığını söylediğinde poliçe numarası ve sigorta şirketi birkaç saniyede bulunabilmelidir.

Araç bakım takibi km'ye göre mi, tarihe göre mi yapılır?

Araç bakım takibi çoğu araçta iki ölçüte birden bağlıdır: belirli bir km aralığı ve belirli bir süre. Hangisi önce dolarsa bakım o zaman gelir. Kiralık araçlar yoğun km yaptığı için genellikle km sınırı önce dolar; az kullanılan araçlarda ise süre sınırı öne geçebilir. Aracınızın bakım aralığını üreticinin önerisinden ve servis kayıtlarından kontrol edin.

Km'ye dayalı takibin güvenilir olması için güncel km'nin her teslim ve dönüşte kaydedilmesi gerekir. Kira sözleşmesindeki çıkış ve dönüş km'si bu iş için en doğru kaynaktır; ayrıca sayaç tutmak yerine bu bilgiyi kullanmak hatayı azaltır.

Yapılan her bakımın tarihini, km'sini, servis yerini ve tutarını kaydedin. Bu kayıt hem bir sonraki bakımı hesaplamanızı sağlar hem de aracı satarken bakım geçmişini belgelemenize yardımcı olur.

Programla takip neyi değiştirir?

Programla takipte tarihi bir kez girersiniz; listeyi her sabah birinin açması ve güncellemesi gerekmez. Vonarent'te bu iş şöyle yürür:

• Bilgiler aracın kartında. Trafik sigortası ve kasko için poliçe numarası, sigorta şirketi, bitiş tarihi ve ücret; muayene tarihi, bakım km'si ve son bakım km'si aynı araç kartında durur.
• Bitişi yaklaşanlar her gün önünüzde. Trafik sigortası ya da muayenesi bir ay içinde bitecek araçlar ve bakım km'si yaklaşan araçlar ana ekranda ayrı kutularda görünür.
• Her gece e-posta özeti. Aynı liste her gece firma e-postanıza gelir; güne hangi yenilemeleri yapacağınızı bilerek başlarsınız.
• Km kendiliğinden güncellenir. Km her teslimde ve dönüşte sözleşmeden güncellenir; bakım takibi için ayrıca sayaç tutmazsınız.
• Muayene günü takvime göre seçilir. Dönüş takvimine bakarak muayeneyi kiralamaların arasına yerleştirir, muayeneye giden araç için kira dışı hareket formu açarsınız; araç bu sürede kiraya verilmez.
• Bakım ve masraf geçmişi kartta. Bakım kayıtları servis tipi, yeri, tarihi ve ücretiyle; masraflar belgesiyle aracın kartında tutulur.

Kasko yenilemesini de karttaki bitiş tarihine bakarak planlarsınız. Excel'den geçerken araçlarınızı Excel şablonuyla topluca yükleyebilirsiniz. Ayrıntılar için sigorta yönetimi sayfamıza bakabilir, kendi filonuzla denemek için deneme talebi gönderebilirsiniz.

Araç muayene ve sigorta takibi kontrol listesi

Takip düzeninizi kurarken ya da gözden geçirirken şu soruları sorun:

1. Filodaki her aracın trafik sigortası, kasko ve muayene bitiş tarihi kayıtlı mı?
2. Kalan gün her gün görünüyor mu, yoksa biri listeyi açmayı hatırlamak zorunda mı?
3. Bitişe 30 gün kala yenileme süreci başlıyor mu?
4. Yenilemeden sorumlu kişi ve yedeği belli mi?
5. Süresi geçmiş belgeli araçların kiraya çıkması engelleniyor mu?
6. Güncel km her dönüşte kaydediliyor mu?
7. Muayene günü dönüş takvimine bakılarak planlanıyor mu?
8. Kasko bitişi trafik sigortasından ayrı takip ediliyor mu?
9. Muayeneden önce araçta ödenmemiş geçiş borcu olup olmadığı kontrol ediliyor mu?
10. Poliçe bilgilerine kaza anında birkaç saniyede ulaşılabiliyor mu?

Sonuç

Araç muayene ve sigorta takibi, her aracın trafik sigortası, kasko, muayene ve bakım tarihlerini tek listede toplayıp bitişten önce yenilemeyi planlama işidir. Zorunlu trafik sigortası ya da muayenesi geçmiş bir araç trafikten men edilebilir; sigortası olmayan araç muayeneye de alınmaz. Az araçla Excel üzerinden başlayabilirsiniz, ancak takibin kişiye bağlı kalmaması için kalan gün mantığı, sabit bir hatırlatma takvimi ve tek bir sorumlu şarttır. Filo büyüdükçe tarihleri sizin yerinize izleyen ve her gün önünüze getiren bir düzene geçmek, kaçan tek bir tarihin maliyetinden çok daha ucuzdur.