Rent a car raporlama: paranın nereden geldiğini görün, kararı rakamla verin

Çoğu rent a car firmasında ay sonu raporu, birinin akşamları doldurduğu bir tablodur. Vonarent'te rapor, ekibinizin gün içinde girdiği rezervasyonlardan kendiliğinden oluşur. Ek veri girişi yoktur, rakam da kimsenin hafızasına bağlı değildir.

Tarih aralığını seçer, ciroyu hangi başlıklara ayırmak istediğinizi söylersiniz. Her basamakta o grubun ciro toplamı yazar; en altta o rakamı oluşturan rezervasyonların listesi açılır. Bir rakama şüpheyle baktığınızda arkasındaki kayıtları aynı ekranda görürsünüz.

Aşağıdaki sorular, bu raporla birkaç tıkla cevaplanan türden sorulardır.

Rapor, ciroyu sizin seçtiğiniz başlıklara göre iç içe açar. Önce aya, sonra araç grubuna, sonra istasyona göre ayırabilirsiniz; ya da önce istasyona bakıp her istasyonun grup dağılımını görürsünüz. Sıra sorunuza göre değişir, iç içe başlık sayısında sınır yoktur.

Örneğin 40 araçlık bir filoda “Temmuzda hangi araç grubu hangi istasyondan çıktı?” diye soruyorsunuz. Cevap, yeni araç alırken hangi gruba ve hangi şubeye yatırım yapacağınızı gösterir.

Dönüş tarihine ve dönüş istasyonuna göre de bakabilirsiniz. Tek yönlü kiralamaların hangi istasyonda biriktiğini görür, araçları geri taşıma planınızı buna göre yaparsınız.

Müşteriniz size web sitenizden mi, acentelerden mi, telefonla mı geliyor? Her rezervasyon geldiği kanalla kaydedildiği için cironun kanal kanal dağılımını görürsünüz. Reklama mı, acenteye mi daha çok emek vereceğinize bu rakama bakarak karar verirsiniz.

Kanalları siz tanımlarsınız ve her birine komisyon oranını yazarsınız. Acente ve broker bağlantısından gelen rezervasyonlar kendi kanalıyla ve komisyon oranıyla kaydedilir. Ofiste girilen rezervasyonda kanal seçimi zorunlu olduğu için bu bilgi boş kalmaz.

Kanalı istasyon ve araç grubuyla birlikte açarak “Havalimanında acentelerin payı ne?” gibi dar soruları da cevaplarsınız. Kanalın komisyon oranı elinizin altında olduğundan, cirosuna bakıp o kanala ne kadar komisyon ödediğinizi kolayca hesaplarsınız.

Sık baktığınız raporu bir kez kurar, “Aylık istasyon cirosu” ya da “Yaz sezonu kanal dağılımı” gibi bir adla kaydedersiniz. Rapor menüde durur, tek tıkla açılır. Her hafta aynı raporu baştan kurmakla vakit kaybetmezsiniz.

Kayıtlı raporlar firma genelinde görünür. Operasyon sorumlusu ile muhasebe aynı düzende, aynı rakama bakar; toplantı “senin rakamın neden farklı?” tartışmasıyla başlamaz.

Raporu kimin göreceğine siz karar verirsiniz. Yetkileri kişi kişi verir, raporu görmesi gereken kişiye erişim açar, gerekmeyene kapatırsınız.

Gösterge paneli, güne başlarken ilk baktığınız ekrandır. Yönetici olarak gerçekleşen ciroyu, tahsil edileni ve tahsilat oranını, açık alacağı ve toplam rezervasyonu tek ekranda görürsünüz. Aylık trend grafiği rezervasyon sayısını ve ciroyu yan yana koyar; sezonun nasıl gittiğini bir bakışta anlarsınız.

Açık alacak yaşına göre ayrılır: vadesi gelmemiş, 0-30 gün, 31-60 gün ve 60 günden eski. Eskiyen alacağı ay sonunu beklemeden görür, tahsilatı zamanında başlatırsınız. Filo doluluğu ise kaç aracınızın kirada, kaçının hazır beklediğini gösterir; boşta bekleyen araç için fiyat kararını hemen verirsiniz.

Ekipteki herkes de kendi işine yarayan kartları görür: yaklaşan ve bitmek üzere olan rezervasyonlar ile sigortası, muayenesi ve bakımı yaklaşan araçlar.

Her bireysel müşterinin kartında size kazandırdığı ciro, toplam kiralama sayısı, tahsil edilen tutar, açık bakiyesi, iptal ve gelmeme sayısı yazar. Altında tüm kiralama geçmişi durur. Sadık müşteriye indirim yaparken de, borcu birikmiş müşteriye yeniden araç verirken de kararı bu rakamlara bakarak verirsiniz.

Örneğin yılda altı kez kiralayan ve hiç iptali olmayan bir müşteri telefonla indirim istiyor. Kartına bakar, sizin için ne kadar değerli olduğunu hemen görürsünüz.

Ofiste değilken de rakamlar yanınızda olsun istiyorsanız, firma sahipleri için hazırladığımız Patron App tahsilatı, açık sözleşmeleri ve dikkat isteyen kayıtları telefonunuzda özetler.