Araç kiralama e-fatura ve e-arşiv: ayrı programa tutar girmeden, hatasız

Birçok rent a car ofisinde fatura, sözleşme kapandıktan sonra ayrı bir programda yeniden yazılır. Her yeniden yazma, yanlış tutar ya da yanlış müşteri riski demektir. Vonarent'te fatura işin doğduğu kayıttan kesilir; müşteri bilgisi ve tutar zaten oradadır.

Sözleşmeden faturalandırdığınızda araç kiralama, drop ücreti, ekstralar, yakıt farkı gibi ek maliyetler ve kiracıya yansıtılan trafik cezaları faturaya ayrı satırlar olarak gelir. Sözleşmedeki indirim ve kupon faturanın altında iskonto olarak yer alır. Siz yalnız kontrol edip gönderirsiniz.

Sözleşmeye bağlı olmayan bir tahsilatı kasa kaydından faturalandırırsınız; hiçbir kayda bağlı olmayan işlemler için serbest fatura hazırlarsınız. Aynı müşterinin birden çok sözleşmesini tek faturada toplamak da mümkündür.

Alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura kesilir. Bireysel kiracıda iş kolaydır; ama şahıs şirketleri ve küçük işletmelerde hangisinin doğru olduğunu tahmin etmek hataya açıktır. Yanlış türde kesilen fatura, düzeltme ve yeniden düzenleme derdi demektir.

Vonarent faturayı gönderirken alıcının durumunu sorgular ve doğru türü kendisi seçer. Alıcı e-faturaya fatura tarihinden sonra geçtiyse o fatura için doğru tür olan e-arşivi keser. Yabancı müşteriye e-arşiv kesilir.

Faturayı hazırlarken sonucu önceden görmek isterseniz tek tıkla sorgularsınız. Ekibiniz ayrı bir mükellef listesi tutmaz, müşteriyi arayıp sormaz.

Rent a car fiyatları müşteriye genellikle KDV dahil söylenir; faturada ise matrah ve KDV ayrı görünmek zorundadır. Bu hesabı elle yapmak, her faturada kuruş farkı riski demektir. Vonarent tutarları KDV dahil kabul eder ve matrahı kendisi ayırır.

Örneğin günlüğü KDV dahil 1.200 TL olan bir aracı 3 gün kiraladınız. Toplam 3.600 TL'dir; yüzde 20 KDV ile matrah 3.000 TL, KDV 600 TL olur. Faturanın toplamı sözleşmenin toplamıyla aynı çıkar.

Yuvarlamadan doğan kuruş farkları da kendiliğinden dengelenir. Müşteriyle ya da mali müşavirinizle 1 kuruşluk tutarsızlık tartışması yaşamazsınız.

Vonarent'te fatura her zaman TL kesilir; dövizli tutar, sözleşmede ya da kasa kaydında kullandığınız kurla TL'ye çevrilir. Böylece kasanızdaki rakam ile faturadaki rakam aynı kuru kullanır. Ay sonunda kur farkı yüzünden mutabakat kovalamazsınız.

Örneğin KDV dahil 300 euroluk bir sözleşmede kayıtlı kur 36,50 TL ise faturaya 10.950 TL yansır. Fatura birkaç gün sonra kesilse ve kur değişse bile tutar değişmez.

Kullanılan kur faturanın açıklamasında yazar. Müşteriniz rakamın nereden geldiğini sorgulamaz, muhasebeciniz de ayrıca hesap yapmaz.

Bir trafik cezası aylar sonra gelebilir. Vonarent'te ceza tarihine ve araca göre o dönemin sözleşmeleri listelenir; siz cezayı aracı o gün kullanan kiracının sözleşmesine bağlarsınız, sözleşme kapanmış olsa bile. Böylece fatura doğru kişiye kesilir, “bu ceza kimin?” araştırması uzamaz.

Sözleşmeye bağlanan ceza, o sözleşmeden faturalandırıldığında faturada ayrı bir satır olarak yer alır ve KDV'si tutarın üzerine eklenir. Uygulamanın ayrıntısını mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz.

Gün sonunda kapanan 30 sözleşmenin faturası için 30 kez uğraşmazsınız. Faturaları topluca gönderime alırsınız, Vonarent onları sırayla gönderir. Ekibiniz faturayla değil müşteriyle ilgilenir.

Gönderdiğiniz her faturanın akıbetini listeden izlersiniz: gönderildi mi, alıcıya ulaştı mı, kabul mü edildi, reddedildi mi? Bir sorun varsa hangi faturada olduğunu bilir, düzeltip yeniden gönderirsiniz. Müşterinin adres bilgisi eksikse fatura daha gönderilmeden yakalanır.

Fatura kontörünü panelden kartla alırsınız, kalan kontörünüzü aynı yerde görürsünüz. Kontörün azaldığını önceden görür, fatura kesemeyeceğiniz bir güne kalmadan yenilersiniz.