Rent a Car Programı Ücretsiz Olur mu? Ücretsiz Program ve Ücretsiz Deneme Rehberi

Rent a car programı ücretsiz denildiğinde iki ayrı şey kastedilir: hiç ücret alınmayan bir program ya da ücretli bir programın belirli bir süre bedelsiz kullanılması, yani ücretsiz deneme. Ücretsiz program lisans bedelini sıfırlar, ama maliyeti veri güvenliğine, ekibin zamanına ve ileride yapılacak geçişe kaydırır. Ücretsiz deneme ise satın almadan önce programı kendi işinizle sınamanın en güvenli yoludur.

Bu rehberde ücretsiz programların gözden kaçan maliyetlerini, ücretsiz deneme ile ücretsiz program arasındaki farkı ve deneme süresini boşa harcamamak için test etmeniz gereken senaryoları ele alıyoruz. Sonda, deneme bittiğinde kararınızı kolaylaştıracak bir değerlendirme tablosu bulacaksınız.

Rent a car programı ücretsiz olur mu?

Olur, ama "ücretsiz" kelimesinin neyi kapsadığına bakmak gerekir. Piyasada ücretsiz sunulan araç kiralama yazılımları genellikle şu gruplardan birine girer:

• Kısıtlı ücretsiz sürüm: Belirli bir araç ya da kullanıcı sayısına kadar bedelsizdir; sınırı aştığınızda ücretli pakete geçmeniz gerekir.
• Genel amaçlı ücretsiz araçlar: Takvim, tablo ya da basit stok programlarının araç kiralamaya uyarlanmış hâlidir. Rezervasyon, sözleşme ve araç kavramlarını sektöre göre bilmez.
• Eski ya da desteği bitmiş programlar: Bir zamanlar satılmış, artık geliştirilmeyen programların serbestçe dağıtılan kopyalarıdır.
• Kendi hazırladığınız tablolar: Excel ya da benzeri bir tabloyla kurulan takip düzenidir. Bu yolun nasıl kurulacağını Excel ile rent a car takibi rehberimizde ayrıca anlattık.

Bunların hiçbiri kendi başına yanlış değildir. Yeni kurulan, birkaç araçlık bir işletme için bir süre yeterli olabilir. Sorun, işletme büyüdüğünde ücretsiz çözümün yetmediği anın genellikle en yoğun sezona denk gelmesidir.

Ücretsiz program ile ücretsiz deneme arasındaki fark nedir?

Ücretsiz program, kalıcı olarak bedelsiz kullandığınız bir yazılımdır; ücretsiz deneme ise ücretli bir yazılımı satın almadan önce belirli bir süre bedelsiz kullanmanızdır. Birincisinde kalıcı bir araç seçersiniz, ikincisinde karar vermek için bilgi toplarsınız.

Bu tablodan çıkan sonuç şu: ücretsiz deneme, ücretsiz programın alternatifi değil, ücretli program seçiminin bir aşamasıdır. Asıl soru "hangi program bedava?" değil, "hangi program benim işimi en az toplam maliyetle yürütür?" sorusudur.

Ücretsiz rent a car programlarının gizli maliyetleri nelerdir?

Ücretsiz programın faturası lisans bedeli olarak gelmez; başka kalemlerde, çoğu zaman fark edilmeden ödenir. Aşağıdaki başlıklar, karar vermeden önce sormanız gereken soruları da içeriyor.

Verileriniz kimin elinde?

Müşteri, araç ve sözleşme kayıtlarınız işletmenizin hafızasıdır. Ücretsiz bir programda bu verilerin nerede tutulduğunu, kimlerin erişebildiğini ve programı bıraktığınızda nasıl alacağınızı bilmiyorsanız, en değerli varlığınızı belirsiz bir yere emanet etmiş olursunuz. Programdan ayrılırken kayıtlarınızı düzenli bir dosya olarak alamıyorsanız, geçişte her şeyi yeniden yazmak zorunda kalırsınız.

Sınırlar ve ücretli eklentiler

Birçok ücretsiz sürüm belirli bir araç, kullanıcı ya da aylık sözleşme sayısıyla sınırlıdır. Fatura, raporlama ya da web sitesi bağlantısı gibi işletmeyi gerçekten rahatlatan bölümler ise çoğu zaman ücretli eklentidir. Sonuçta "ücretsiz" başladığınız program, büyüdükçe parça parça ödediğiniz bir programa dönüşür.

Destek ve güncelleme

Bayram sabahı teslim masasında sözleşme yazdırılamıyorsa, kimi arayacağınızı bilmeniz gerekir. Ücretsiz programlarda destek genellikle yoktur ya da forumlara bırakılmıştır. Güncelleme de belirsizdir; mevzuat ya da tarayıcı değiştiğinde programın uyum sağlayıp sağlamayacağını kimse taahhüt etmez.

Yedek ve kişisel veri güvenliği

Kimlik, ehliyet ve iletişim bilgisi tuttuğunuz için rent a car firması, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusudur. Kanunun 12. maddesi, veri sorumlusunun kişisel verilere hukuka aykırı erişimi önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almasını ister. Aynı madde, veriler başkası tarafından işlendiğinde bu tedbirlerden onunla birlikte müştereken sorumlu olduğunuzu söyler.

Yani program ücretsiz olsa da sorumluluk sizde kalır. Yedeğin kim tarafından, ne sıklıkla alındığını ve kimlerin müşteri kartlarını görebildiğini bilmiyorsanız, bu sorumluluğu nasıl yerine getirdiğinizi de gösteremezsiniz. Yükümlülüklerinizin ayrıntısı için hukuk danışmanınızdan görüş alın.

Fatura tarafı

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge sistemi; e-Fatura portalı, özel entegrasyon ve doğrudan entegrasyon olmak üzere üç yararlanma yöntemi tanımlar. Ücretsiz bir program bunlardan hiçbirine bağlanmıyorsa, her kapanan sözleşmenin tutarlarını ayrı bir yerde yeniden yazarak fatura kesersiniz. Bu hem zaman hem hata demektir. e-Fatura ya da e-Arşiv kapsamına girip girmediğinizi ve hangi yöntemi kullanmanız gerektiğini mali müşavirinize teyit ettirin; konunun ayrıntıları e-Fatura ve e-Arşiv rehberimizde.

Zaman maliyeti

En büyük gizli maliyet, ekibin zamanıdır. Rezervasyonu programa, sözleşmeyi forma, tahsilatı kasa defterine, faturayı başka bir sisteme yazan bir ofiste aynı bilgi dört kez el değiştirir. Her elle giriş bir dakikaysa bile, günde onlarca kiralama yapan bir ofiste bu ay sonunda saatlere ulaşır. Üstelik her kopyada bir rakamın kayma riski vardır.

Hangi durumda ücretsiz program yeterli olabilir?

Ücretsiz bir çözüm, şu koşulların çoğu sağlanıyorsa bir süre iş görebilir:

• Tek ofisiniz ve az sayıda aracınız var.
• Rezervasyonlar yalnızca telefon ve ofisten geliyor; web sitesi ya da acente kanalınız yok.
• Faturayı ayrı bir düzenle kesmek sizi zorlamıyor.
• Kayıtları tutan tek bir kişi var ve o kişi her gün ofiste.

Bu koşullardan biri değiştiğinde, örneğin ikinci şube açıldığında ya da ilk acente anlaşması yapıldığında, ücretsiz çözümün sınırı görünür hâle gelir. Geçişi o güne bırakmak yerine sakin bir dönemde planlamak çok daha az yorucudur.

Ücretsiz deneme süresinde neler test edilmeli?

Ücretsiz deneme, programın ekranlarını gezmek için değil, kendi işinizi programda yürütmek için kullanılmalıdır. Aşağıdaki kontrol listesini deneme başında ekibinizle paylaşın ve her maddeyi gerçek bir örnekle deneyin:

1. Araçlarınızı ekleyin. Filonuzu tek tek mi yazıyorsunuz, toplu yükleme var mı? Araç gruplarını kendi sınıflandırmanıza göre kurabiliyor musunuz?
2. Fiyat listenizi kurun. Sezon, gün aralığı ve araç grubuna göre fiyatınızı tanımlayın; bayramı kapsayan bir kiralamanın doğru hesaplanıp hesaplanmadığına bakın.
3. Telefonla gelen bir rezervasyon girin. Müsait aracı bulmak ve kaydı tamamlamak kaç adım sürüyor?
4. Rezervasyonu sözleşmeye çevirin. Müşteri ve fiyat bilgisi yeniden yazılmadan sözleşmeye geliyor mu? Sözleşme kendi basılı formunuza düzgün yazdırılıyor mu?
5. Teslim ve dönüşü deneyin. Çıkış ve dönüş km'si, yakıt seviyesi ve yakıt farkı nasıl kaydediliyor?
6. Uzatma ve araç değişimi yapın. Kiralama sırasında aracı değiştirdiğinizde geçmiş kayıtlı kalıyor mu?
7. Tahsilat girin. Nakit, kart ve havale ödemeleri sözleşmeye bağlanıyor mu? Kalan borç doğru görünüyor mu?
8. Fatura kesin. Kapanan sözleşmeden fatura oluştururken tutarları yeniden yazmanız gerekiyor mu?
9. Belge takibini kontrol edin. Muayene ve trafik sigortası bitişi yaklaşan araçlar size kendiliğinden bildiriliyor mu?
10. Bir trafik cezası eşleştirin. Plaka ve tarihle cezanın hangi kiracıya ait olduğunu bulabiliyor musunuz?
11. Yetkileri ayarlayın. Bir çalışanın yalnız kendi şubesini ya da yalnız belirli ekranları görmesini sağlayabiliyor musunuz?
12. Rapor alın. Geçen haftanın cirosunu şubeye ve araç grubuna göre kaç tıklamada görüyorsunuz?

Her senaryoda kaç ekrana geçtiğinizi ve nerede takıldığınızı not edin. Sorularınızı biriktirip destek ekibine sorun; verilen cevabın hızı ve netliği, ileride alacağınız desteğin de habercisidir.

Deneme süresi nasıl planlanır?

Deneme süresinin en sık boşa gittiği durum, hesabın açılıp yoğunluk yüzünden haftalarca açılmamasıdır. Süreyi baştan bölümlere ayırmak bunu önler. Aşağıdaki plan otuz günlük bir deneme için örnektir:

Denemeyi düşük sezona ya da ayın sakin haftalarına denk getirmeye çalışın. Ekipten en az bir kişiyi "deneme sorumlusu" olarak belirlemek, sürecin dağılmasını engeller.

Vonarent'in 30 günlük ücretsiz denemesi nasıl işler?

Vonarent'i 30 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Doğrudan bir kayıt formu yoktur; demo sayfasından deneme talebi gönderirsiniz. Ekibimiz sizinle görüşür, filonuzu ve şube yapınızı dinler, ardından üyeliğinizi açar. İsterseniz önce 30 dakikalık görüntülü demoda programı kendi iş akışınız üzerinden birlikte inceleriz.

Denemeden kalıcı kullanıma geçtiğinizde sürpriz bir paket farkıyla karşılaşmazsınız. Vonarent'te tüm özellikler her pakette açıktır ve fiyat yalnızca araç sayınıza göre belirlenir; kullanıcı, şube ve sözleşme sayısı sınırsızdır. Patron App, e-Fatura modülü ve acente bağlantısı da pakete dahildir. Paketleri ücretlendirme sayfasında görebilirsiniz.

Kalmaya karar verdiğinizde eski programınızdan ya da tablolarınızdan veri aktarımı ücretsizdir; eğitim ve destek de pakete dahildir. Kurulum ortalama bir iş günü sürer. Yıllık ödemede iki ay hediye edilir. e-Fatura kontörü ve özel tasarım web sitesi gibi hizmetler ise kullanıma göre ayrıca ücretlendirilir.

Deneme sırasında yukarıdaki kontrol listesini Vonarent'te de uygulayın. Örneğin bir rezervasyonu kira sözleşmesine çevirip kendi basılı formunuza yazdırın, dönüşte yakıt farkının nasıl hesaplandığına bakın ve kapanan sözleşmeden e-Fatura oluşturun. Sigortası ya da muayenesi yaklaşan araçların ilk ekranda ve her gece firma e-postanıza gelen özette nasıl göründüğünü de kontrol edin.

Deneme sonunda karar nasıl verilir?

Deneme bittiğinde karar, ekibin "alıştık" demesine değil, ölçülebilir sonuçlara dayanmalıdır. Aşağıdaki soruları ekibinizle birlikte cevaplayın:

Toplam maliyeti hesaplarken yalnız aylık bedele değil, kurulum, veri aktarımı, eğitim ve kullanıma bağlı giderlere de bakın. Program seçiminin diğer kriterleri için rent a car programı seçim rehberimizi okuyabilirsiniz.

Sonuç

Rent a car programı ücretsiz bulunabilir, ama ücretsiz olan çoğu zaman yalnız lisans bedelidir. Veri güvenliği, destek, fatura bağlantısı ve ekibin zamanı gibi maliyetler başka kalemlerden ödenir. Küçük ve tek ofisli bir başlangıçta ücretsiz bir çözüm bir süre iş görebilir; işletme büyümeye başladığında ise doğru yol, ücretli programları ücretsiz deneme süresinde kendi senaryolarınızla sınamaktır. Deneme süresini plana bağlayın, kontrol listesini eksiksiz uygulayın ve kararınızı ölçülebilir sonuçlarla verin.