Araç Kiralama Sözleşmesi Örneği: Madde Madde Nasıl Hazırlanır?

Araç kiralama sözleşmesi, kiraya veren firma ile kiracı arasında aracın hangi şartlarla, ne kadar süreyle ve hangi bedelle kullanılacağını belirleyen yazılı belgedir. İyi hazırlanmış bir sözleşme; tarafları, aracın teslim anındaki durumunu, ücret ve depozitoyu, hasar ve sigorta kurallarını, ek sürücüyü, trafik cezası ve geçiş ücretlerinin sorumluluğunu ve kişisel verilerin nasıl işleneceğini açıkça yazar. Amaç, iade masasında tartışılacak hiçbir konuyu yoruma bırakmamaktır.

Önemli not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki tavsiye niteliği taşımaz. Sözleşme metninizi kullanmaya başlamadan önce güncel mevzuatı kontrol edin ve bir hukuk danışmanına inceletin. Vergi ve faturalama ile ilgili maddeler için mali müşavirinizin görüşünü alın.

Araç kiralama sözleşmesi nedir ve neden önemlidir?

Araç kiralama sözleşmesi, rent a car işletmesinde hem operasyonel hem hukuki bir belgedir. Operasyonel olarak aracın kimde, ne kadar süre ve hangi durumda olduğunu kayıt altına alır. Hukuki olarak bir anlaşmazlıkta tarafların neyi kabul ettiğini gösteren temel kanıttır.

Sektörde "RA" (rental agreement) olarak da anılan bu belge, çoğu işletmede iki parçadan oluşur:

• Ön yüz: Müşteri, araç, tarih, ücret, km, yakıt ve hasar bilgilerinin doldurulduğu değişken kısım.
• Genel şartlar: Her kiralamada aynı kalan, tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenleyen maddeler.

Ön yüzdeki bilgiler her kiralamada değişir ve en sık hata burada yapılır. Genel şartlar ise bir kez dikkatle yazılır, ancak belirli aralıklarla mevzuat değişikliklerine göre gözden geçirilmelidir.

Sözleşmede bulunması gereken temel bilgiler

Bir araç kiralama sözleşmesinin ön yüzünde asgari olarak aşağıdaki bilgiler yer almalıdır. Tablo, her bölümün neden gerekli olduğunu da özetler.

Taraflar

Tarafların doğru tanımlanması, sözleşmenin geri kalanının dayanağıdır. Kiracı kurumsal bir müşteriyse, sözleşmede hem şirket unvanı ve vergi bilgileri hem de aracı fiilen kullanacak kişinin bilgileri yer almalıdır. Yabancı uyruklu müşterilerde pasaport bilgisi ve ülkesinde geçerli ehliyet ile varsa uluslararası sürücü belgesi kaydedilmelidir.

Araç bilgileri ve teslim durumu

Aracın teslim anındaki durumu, sözleşmenin en çok tartışılan kısmıdır. Çıkış km'si ve yakıt seviyesi rakamla ya da net bir ölçekle yazılmalıdır. Mevcut çizik, göçük ve iç mekân hasarları, müşteriyle birlikte kontrol edilerek ön yüzde veya ekli hasar formunda işaretlenmelidir. Teslim sırasında fotoğraf çekiliyorsa, bu fotoğrafların sözleşmeyle ilişkilendirildiği belirtilmelidir.

Süre, teslim ve iade yeri

Teslim ve iade tarihi saatle birlikte yazılmalıdır, çünkü kiralama günü genellikle 24 saatlik dilimlerle hesaplanır. Aracın farklı bir istasyona bırakılacağı durumlarda drop ücreti ve iade istasyonu ön yüzde açıkça yer almalıdır.

Ücret, ekstralar ve ödeme

Ücret kalemi, günlük fiyatı, gün sayısını, ekstraları (bebek koltuğu, navigasyon, ek sürücü, ek güvence gibi), indirimleri ve vergileri ayrı ayrı göstermelidir. Fiyatın KDV dahil mi hariç mi olduğu, dövizli kiralamalarda ise hangi para biriminde ve hangi kur esasıyla hesaplandığı belirtilmelidir.

Depozito ve provizyon maddeleri nasıl yazılmalı?

Yeni yönetmelik: 15 Ağustos 2026 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan ve 1 Ocak 2027'de yürürlüğe girecek Motorlu Kara Taşıtlarının Kiralanması Hakkında Yönetmelik, depozitoya kiralama süresine göre üst sınır getiriyor; depozitonun iadesi ve hasar bedeli için de yeni kurallar içeriyor. Sözleşmenizdeki depozito ve hasar maddelerini bu tarihten önce yönetmeliğe göre gözden geçirin; ayrıntılar için rent a car açmak için gerekli belgeler yazımıza bakabilirsiniz.

Depozito maddesi, tutarı, alınma yöntemini, hangi durumlarda kullanılacağını ve ne zaman iade edileceğini birlikte düzenlemelidir. Belirsiz bir depozito maddesi, iade sonrasında en sık itiraz edilen konulardan biridir.

Depozito iki şekilde alınabilir:

• Nakit veya havale depozito: Tutar firmaya geçer, iadede kesinti yapılmazsa geri ödenir.
• Kredi kartı provizyonu: Tutar müşterinin kartında bloke edilir, çekilmez. İade sonrasında bloke kaldırılır; kartın limitine yansıma süresi bankaya göre değişebilir.

Depozito maddesinde şunlar yazılmalıdır:

1. Depozito tutarı veya araç grubuna göre nasıl belirlendiği,
2. Depozitodan hangi kalemlerin karşılanabileceği (yakıt farkı, hasar muafiyeti, gecikme, trafik cezası, geçiş ücreti gibi),
3. Kesinti yapılması hâlinde müşteriye nasıl bilgi verileceği,
4. Depozitonun veya provizyonun hangi süre içinde iade edileceği,
5. Kira sonrasında ortaya çıkan cezalar için ayrıca tahsilat yapılabileceği.

Hasar, kaza ve sigorta maddeleri

Hasar maddeleri, sözleşmenin parasal açıdan en önemli bölümüdür. Bu bölümde sigorta kapsamı, kiracının katılım payı (muafiyet) ve kaza anında izlenecek prosedür açıkça yazılmalıdır.

Sigorta kapsamı ve muafiyet

Araç üzerinde zorunlu trafik sigortasının bulunduğu, kasko veya ek güvence olup olmadığı ve bunların neyi kapsadığı sözleşmede belirtilmelidir. Kasko poliçeleri genellikle bir muafiyet tutarı içerir; hasar durumunda bu tutarın kiracıya ait olup olmadığı ve ek güvence satın alınmışsa nasıl değiştiği açıkça yazılmalıdır. Ek güvence ürünlerinin (örneğin tam kasko seçeneği) kapsamadığı durumlar, örneğin lastik, cam veya iç döşeme hasarı, ayrı ayrı listelenmelidir.

Kaza anında yapılacaklar

Sözleşme, kaza durumunda kiracının izlemesi gereken adımları sıralamalıdır. Tipik bir prosedür şöyledir:

1. Can güvenliğini sağlamak ve gerekiyorsa acil yardım çağırmak,
2. Kiralama firmasına derhal haber vermek,
3. Karşı tarafla birlikte kaza tespit tutanağı düzenlemek; yaralanmalı kazalarda veya anlaşmazlıkta kolluk kuvvetine başvurmak,
4. Karşı tarafın ehliyet, ruhsat ve sigorta bilgilerini almak,
5. Olay yerinin ve araçların fotoğraflarını çekmek,
6. Firma onayı olmadan aracı onarıma vermemek.

Kiracının sorumlu olduğu durumlar

Sigortanın teminat dışında bıraktığı veya kiracının kusurundan doğan zararlar ayrıca belirtilmelidir. Alkollü veya uyuşturucu etkisi altında araç kullanma, yetkisiz kişiye araç kullandırma, aracın sözleşmeye aykırı amaçlarla kullanılması ve kaza sonrası gerekli tutanağın düzenlenmemesi, sözleşmelerde sık yer alan maddelerdir. Bu maddelerin sigorta poliçenizin şartlarıyla uyumlu olduğunu kontrol edin.

Ek sürücü maddesi

Ek sürücü maddesi, aracı kiracı dışında kimlerin kullanabileceğini belirler. Sözleşmede adı ve ehliyet bilgileri yazılı olmayan bir kişinin aracı kullanması, birçok sözleşmede yetkisiz kullanım sayılır ve sigorta teminatını etkileyebilir.

Ek sürücü bölümünde şunlar yer almalıdır:

• Ek sürücünün kimlik ve ehliyet bilgileri,
• Kiracı için geçerli yaş ve ehliyet süresi şartlarının ek sürücü için de geçerli olduğu,
• Ek sürücü ücreti (günlük veya kiralama başına),
• Kiracının, ek sürücünün kullanımından doğan sonuçlardan da sorumlu olduğu.

Yakıt, km ve kullanım kuralları

Kullanım kuralları, aracın nasıl kullanılacağını ve iadede hangi durumda olması gerektiğini düzenler. En yaygın maddeler şunlardır:

• Yakıt politikası: Araç hangi seviyede verildiyse o seviyede iade edilir; eksik yakıt için birim fiyat ve hizmet bedeli belirtilir.
• Km sınırı: Günlük veya toplam km sınırı varsa, aşımda km başına ücret yazılır.
• Yurt dışı çıkış: Aracın yurt dışına çıkarılıp çıkarılamayacağı ve izin şartları.
• Yasaklı kullanımlar: Yarış, ticari yolcu ve yük taşımacılığı, römork çekme, arazi kullanımı gibi.
• Sigara ve evcil hayvan: Yasaksa, temizlik bedeli.

Trafik cezası, HGS ve köprü-otoyol geçişleri

Kiralama süresi boyunca oluşan trafik cezaları ve geçiş ücretlerinin kiracıya ait olduğu sözleşmede açıkça yazılmalıdır. Bu bildirimler çoğu zaman kiralama bittikten haftalar sonra firmaya ulaşır; bu yüzden maddenin kira sonrasında da tahsilat yapılabileceğini belirtmesi gerekir.

Maddede şunları düzenleyin:

• Cezanın hangi sözleşmeye ait olduğunun plaka, tarih ve saat bilgisiyle belirleneceği,
• Cezanın kiracıya hangi yöntemle yansıtılacağı ve varsa hizmet bedeli,
• Köprü-otoyol geçişleri ve geçiş ihlallerinin nasıl yansıtılacağı,
• Yansıtılan tutarın faturalanma şekli.

Vonarent'te bir ceza geldiğinde, aracı o tarihte kimin kullandığını gösteren sözleşmeler önünüze gelir; doğru sözleşmeyi seçersiniz, ceza o kiralamanın hesabına eklenir ve sözleşme formunda da görünür. Böylece kira bittikten haftalar sonra gelen bir cezanın kime ait olduğu belgeli olarak gösterilir. Yansıtma faturalarının vergisel boyutu için mali müşavirinizle görüşün. Bazı durumlarda cezanın sürücü adına düzenlenmesi için yetkili makama bildirim yapılması da mümkün olabilir; bu yolun şartlarını güncel mevzuattan kontrol edin.

Gecikme, uzatma, erken iade ve iptal

Süreyle ilgili maddeler, planın değiştiği durumları önceden çözer. Gecikmede kaç saatlik tolerans tanındığı, sonrasında saatlik mi günlük mü ücret alındığı yazılmalıdır. Uzatmanın nasıl talep edileceği ve firma onayı olmadan uzatılan sürenin nasıl değerlendirileceği belirtilmelidir. Erken iadede kullanılmayan günler için iade yapılıp yapılmayacağı ve iptal koşulları da sözleşmede net olmalıdır.

KVKK aydınlatma metni ve kişisel veriler

Araç kiralama sözleşmesi sırasında kimlik, ehliyet, iletişim ve ödeme bilgisi gibi kişisel veriler işlendiği için, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kiracının aydınlatılması gerekir. Aydınlatma yükümlülüğü, verinin toplandığı anda yerine getirilmelidir.

Aydınlatma metninde genel olarak şu bilgiler bulunur:

1. Veri sorumlusunun (kiralama firmasının) kimliği,
2. Kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği,
3. Verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği (örneğin sigorta şirketleri, yetkili kamu kurumları),
4. Verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi,
5. Kiracının kanundan doğan hakları ve bu hakları nasıl kullanabileceği.

Uygulamada dikkat edilmesi gereken noktalar:

• Aydınlatma ile açık rıza farklıdır. Aydınlatma metni bilgilendirir; açık rıza gerektiren işlemler için ayrı ve özgür iradeyle verilmiş bir onay gerekir.
• Açık rızayı hizmet şartına bağlamayın. Kampanya mesajı gönderme onayı, aracı kiralamanın ön koşulu yapılmamalıdır.
• Aydınlatmayı genel şartların arasına gömmeyin. Ayrı bir metin olarak sunmak ve okunduğunu kayıt altına almak daha sağlıklıdır.
• Gereğinden fazla veri toplamayın. Kimlik belgesinin fotokopisini almak gibi uygulamaların gerekliliğini ve saklama süresini değerlendirin.
• Erişimi sınırlayın. Müşteri verilerine yalnızca işi gereği ihtiyacı olan personel erişebilmelidir.

Kiralanan araç ve kiracı bilgilerinin ilgili emniyet sistemine bildirimi (KABİS) gibi yasal yükümlülükler de aydınlatma metninde aktarım amacı olarak yer alabilir. Yükümlülüklerin kapsamını ve sürelerini güncel mevzuattan kontrol edin.

Tüketici sözleşmelerinde haksız şart riski

Kiracı tüketici ise, sözleşmedeki genel şartlar 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun açısından da değerlendirilir. Tüketiciyle ayrıca müzakere edilmeden sözleşmeye konulan ve dürüstlük kuralına aykırı biçimde tüketici aleyhine dengesizlik yaratan şartlar haksız şart sayılabilir ve geçersiz olabilir.

Bu nedenle genel şartları yazarken:

• Kiracıya yüklenen sorumlulukların makul ve ölçülü olmasına dikkat edin.
• Ceza ve ücret tutarlarını açık ve önceden öğrenilebilir şekilde yazın.
• Okunaklı bir yazı boyutu ve anlaşılır bir dil kullanın.
• Önemli maddeleri (depozito, muafiyet, ceza yansıtma) müşteriye ayrıca gösterin.

Kurumsal kiracılarla yapılan sözleşmelerde ise taraflar daha geniş bir serbestliğe sahiptir; bu sözleşmeler için ayrı bir şablon kullanmayı düşünebilirsiniz.

Uzun dönem ve kurumsal kiralama sözleşmeleri

Aylık ve daha uzun süreli kiralamalar, günlük kiralamadan farklı maddeler gerektirir. Bu sözleşmelerde aracın periyodik bakımının kim tarafından ve nerede yapılacağı, bakım sırasında ikame araç verilip verilmeyeceği, aylık km sınırı ve aşım ücreti, faturalama dönemi ve ödeme günü açıkça yazılmalıdır.

Kurumsal müşterilerde ise aracı kullanacak çalışanların nasıl bildirileceği, sürücü değişikliğinin nasıl yapılacağı ve trafik cezalarının şirkete mi yoksa sürücüye mi yansıtılacağı ayrıca düzenlenmelidir. Erken fesih hâlinde uygulanacak bedel ve aracın iade koşulları da uzun dönem sözleşmelerinin en çok tartışılan maddeleri arasındadır.

Sözleşme sürecini yazılımla yönetmek

Kira sözleşmesini yazılımda doldurup basılı forma yazdırmak, eksik alan ve okunmayan el yazısı sorununu ortadan kaldırır. Rezervasyondaki müşteri, tarih ve fiyat bilgisi sözleşmeye taşınır; teslimde araç, km, yakıt ve form numarası eklenir. Kiracının imzası ise basılı evrak üzerine ıslak imza olarak alınır; yazılım formu doldurur ve yazdırır, imzanın yerini almaz.

Yazılımla hazırlanan sözleşmede dikkat edilecek noktalar:

• Sözleşme formu, kendi genel şartlarınızı ve kurumsal düzeninizi içerecek şekilde düzenlenebilmelidir.
• Çıkış ve dönüş km'si ile yakıt seviyesi ayrı alanlarda tutulmalı, fark otomatik hesaplanmalıdır.
• Islak imzalı nüsha saklanmalı, taranmış kopyası kayda eklenebilmelidir.
• Uzatma, ek maliyet ve cezalar aynı sözleşmeye eklenebilmelidir.

Vonarent'te kendi basılı formunuzu kullanmaya devam edersiniz: formunuzu bir kez tanıtırsınız, müşteri, ehliyet, araç, tarih, km, yakıt ve fiyat bilgileri her seferinde doğru kutulara yazdırılır. İster formun görüntüsüyle birlikte boş kâğıda, ister doğrudan elinizdeki matbu forma basarsınız; kiracı ıslak imzasını kâğıda atar. Çıkış ve dönüş km'si ile yakıt kayda geçer, eksik yakıt farkı ve kapanış hesabı kendiliğinden çıkar. Hangi yazılımı kullanırsanız kullanın, dijital formun genel şartlarının hukuk danışmanınızca onaylanmış metinle birebir aynı olduğunu kontrol edin.

Araç kiralama sözleşmesi örneği: örnek madde metinleri

Aşağıdaki madde metinleri, araç kiralama sözleşmesinin nasıl yazılabileceğini göstermek için hazırlanmış örneklerdir. Kendi işleyişinize, fiyat politikanıza ve sigorta poliçenize göre uyarlamanız gerekir. Sözleşmenizi kullanmaya başlamadan önce bir avukata kontrol ettirin.

Madde – Kiralama süresi ve iade: "Kiracı, aracı sözleşmede yazılı tarih, saat ve yerde iade eder. İade saatinin aşılması hâlinde, kiraya veren tarafından ilan edilen fiyat listesine göre ek gün ücreti uygulanır. Erken iade durumunda kalan günlerin ücretinin iadesi, kiraya verenin iade politikasına tabidir."

Madde – Yakıt ve kilometre: "Araç, teslim formunda belirtilen yakıt seviyesiyle teslim edilmiş olup aynı seviyede iade edilir. Eksik yakıt, teslim formunda belirtilen birim fiyat üzerinden kiracıya yansıtılır. Sözleşmede günlük kilometre sınırı belirtilmişse, aşan her kilometre için belirtilen ücret uygulanır."

Madde – Depozito ve provizyon: "Kiracı, teslim sırasında sözleşmede belirtilen tutarda depozito öder ya da kredi kartından provizyon alınmasını kabul eder. Araç hasarsız, eksiksiz ve zamanında iade edildiğinde depozito iade edilir, provizyon kaldırılır."

Madde – Hasar ve sigorta: "Araçta kiralama süresince oluşan hasarlar, sigorta poliçesinin kapsamı ve muafiyet tutarı çerçevesinde değerlendirilir. Poliçe kapsamı dışında kalan ya da kiracının kusurundan doğan hasarlar kiracıya aittir. Kaza hâlinde kiracı, kiraya vereni derhâl bilgilendirir ve gerekli tutanakları düzenletir."

Madde – Trafik cezaları ve geçiş ücretleri: "Kiralama süresi içinde araçla işlenen trafik kabahatlerinden doğan cezalar ile köprü ve otoyol geçiş ücretleri kiracıya aittir. Kiraya veren, bu bedelleri belgeleriyle birlikte kiracıya yansıtır."

Madde – Ek sürücü: "Aracı yalnızca sözleşmede adı yazılı kiracı ve ek sürücüler kullanabilir. Sözleşmede adı bulunmayan kişilerin kullanımından doğan tüm sorumluluk kiracıya aittir."

Sözleşmeyi her seferinde elle doldurmak yerine bu bilgilerin rezervasyondan sözleşmeye kendiliğinden gelmesi hem süreyi kısaltır hem yazım hatalarını önler. Vonarent'te sözleşme, alıştığınız basılı formun düzeninde yazdırılır; ayrıntılar için rent a car sözleşme programı sayfasına bakabilirsiniz.

Sözleşme hazırlama kontrol listesi

Sözleşme şablonunuzu kullanıma almadan önce şu soruların cevabını kontrol edin:

1. Kiraya veren ve kiracı bilgileri eksiksiz ve doğru mu?
2. Kiracı ve ek sürücülerin ehliyet bilgileri kaydediliyor mu?
3. Çıkış km'si, yakıt seviyesi ve mevcut hasarlar yazılıyor mu?
4. Teslim ve iade tarihi saatle birlikte, istasyonlarıyla yer alıyor mu?
5. Ücret kalemleri, ekstralar ve vergiler ayrı ayrı görünüyor mu?
6. Depozito tutarı, kullanım alanı ve iade süresi açık mı?
7. Sigorta kapsamı, muafiyet ve teminat dışı durumlar listelenmiş mi?
8. Kaza prosedürü adım adım yazılmış mı?
9. Trafik cezası ve geçiş ücretlerinin kira sonrasında yansıtılabileceği belirtilmiş mi?
10. Gecikme, uzatma, erken iade ve iptal kuralları net mi?
11. KVKK aydınlatma metni ayrı olarak sunuluyor ve kayıt altına alınıyor mu?
12. Metin hukuk danışmanınız tarafından güncel mevzuata göre incelendi mi?

Sonuç

Araç kiralama sözleşmesi, rent a car işletmesinin en önemli belgesidir ve iade masasındaki her tartışmanın cevabı onda yazılı olmalıdır. Tarafları, aracın teslim durumunu, ücret ve depozitoyu, hasar ve sigorta kurallarını, ek sürücüyü, ceza ve geçiş sorumluluğunu ve KVKK aydınlatmasını eksiksiz düzenleyin. Tüketici kiracılarda haksız şart riskini göz önünde bulundurun ve metninizi düzenli aralıklarla güncel mevzuata göre gözden geçirin. Son olarak, şablonunuzu kullanıma almadan önce mutlaka bir hukuk danışmanına, vergi ile ilgili maddeleri de mali müşavirinize kontrol ettirin.